Logiciel gestion des litiges

Utiliser un logiciel de gestion des litiges est particulièrement pertinent dans le cadre du recouvrement de factures en retard de paiement. Les principaux avantages sont les suivants :

1- Réduction des délais de paiement

Un logiciel de gestion des litiges facilite et accélère leur traitement. Cela vous permet de diminuer les retards de paiement et d'accélérer vos encaissements. Ce process maîtrisé vous aide à réduire vos délais moyens de paiement.

2- Gain de productivité

La centralisation des informations sur les factures en litige, les clients concernés, les actions engagées, etc. évite une perte de temps précieuse et permet de traiter un plus grand volume de dossiers.

3- Meilleure visibilité et pilotage

Les données consolidées et les rapports permettent d'analyser finement les différentes causes de litige pour prendre les mesures nécessaires afin de les réduire.

4- Partage facilité avec toutes les parties prenantes

L'accès en ligne multi-utilisateurs et la gestion des droits permet d'impliquer facilement toutes les personnes ayant un rôle dans la résolution des litiges.

5- Relation client préservée

En utilisant un logiciel de gestion des litiges comme LeanPay, les factures en litige sont automatiquement exclues des relances. Vous êtes ainsi sûr de ne pas relancer une facture qu'il ne fallait pas. Cela évite d'envenimer une situation déjà difficile.

Un logiciel de gestion des litiges vous aide à améliorer votre recouvrement. Voici nos recommandations pour y parvenir :

• Créez des relances préventives

Envoyez systématiquement un mail ou un sms quelques jours avant la date d'échéance d'une facture. Cette piqûre de rappel permet d'identifier suffisamment tôt si une facture est litigieuse. Selon la nature du litige, il peut être résolu rapidement, vous assurant un paiement en temps et en heure.

• Catégorisez vos litiges et utilisez les filtres

En classifiant l'ensemble de vos litiges et en les triant (dossiers les plus urgents ou factures aux montants les plus élevés), vous pouvez affiner votre analyse et prioriser leur traitement.

• Prenez les bonnes décisions

En tirant parti de notre reporting, vous pouvez prendre les mesures en interne qui s'imposent. Par exemple, s'il y a fréquemment des litiges livraison, changez de transporteur. Les process que vous améliorerez au sein de votre entreprise auront in fine un impact sur vos délais de règlement clients.

• Intégrez toutes les parties prenantes

Donnez un accès au logiciel de gestion des litiges à toutes les personnes impliquées dans la résolution des litiges. Cela aidera la coordination et favorisera la réactivité.

Voici nos conseils pour bien choisir votre logiciel de gestion des litiges :

• Définir précisément ses besoins

Avant de se lancer, faites un état des lieux de vos processus de gestion des litiges actuels et futurs. Identifiez les fonctionnalités essentielles (catégorisation des litiges, gestion collaborative, relance en interne, reporting...) ainsi que d'éventuels besoins spécifiques à votre activité.

• Considérer l'aspect collaboratif

Pour un travail d'équipe optimal, préférez un outil permettant le partage d'informations, les alertes, les mentions et commentaires…

• Tenir compte des capacités d'intégration

Un logiciel bien intégré à votre environnement (outil comptable, ERP, applications métiers...) sera plus efficient.

• Opter pour un logiciel évolutif

Anticipez vos besoins futurs en terme de volumétrie, de fonctionnalités, de workflows particuliers, d'intégrations avec d'autres outils, etc. Choisissez un logiciel suffisamment flexible et évolutif.

• Comparer les différentes offres

Etablissez une grille multicritères (fonctionnalités, facilité d'utilisation, formation, qualité du service client, tarif...) et comparez les solutions présentes sur le marché. N'hésitez pas à demander des démos. Nos experts sont disponibles pour vous présenter notre outil de gestion des litiges et répondre à vos questions.

Il n'est jamais agréable d'avoir à traiter un litige avec un client. Nous vous proposons quelques conseils pour bien y faire face.

• Restez calme et professionnel

Il est important de garder votre calme et de ne pas vous laisser emporter par vos émotions. Si vous vous énervez, cela ne ferait qu'empirer la situation. Adoptez donc une attitude sereine, respectueuse à l'égard de votre client.

• Écoutez attentivement votre client

Laissez votre client expliquer son problème et son insatisfaction. Ne l'interrompez pas et essayez de bien comprendre son point de vue. Notez les détails importants comme les dates, les produits/services concernés, etc. Cela vous aidera à bien cerner le litige.

• Présentez vos excuses

Même si le problème n'est pas de votre faute, présentez des excuses sincères pour la gêne occasionnée.

• Proposez des solutions

Une fois le litige bien compris, proposez des solutions concrètes pour compenser le préjudice : avoir, réduction, nouvel envoi d'un produit etc. Assurez-vous bien de pouvoir tenir vos engagements dans les délais annoncés. Il ne faudrait pas ajouter de la frustration à un litige !

L'objectif est de désamorcer le conflit, de montrer votre volonté de trouver une solution et de préserver une bonne relation avec votre client.