Recouvrement dans le BTP : bonnes pratiques

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Recouvrement dans le BTP : les problématiques structurelles

L’une des premières sources de retard tient à l’imprécision des conditions contractuelles au moment de l’entrée en relation. Un contrat ou un devis qui ne définit pas clairement les modalités de facturation, les coordonnées de l’entité à facturer, ou encore les délais et conditions de paiement ouvre la porte aux litiges.

Vient ensuite la validation de la prestation, qui peut s’avérer particulièrement lourde dans le BTP. Les maîtres d’œuvre imposent parfois des demandes de pièces ou de contrôles supplémentaires non prévus contractuellement. Certaines clauses fixent des échéances très strictes pour déposer les demandes de paiement, sous peine de report au mois suivant. Ce genre de procédure, bien que légale dans certaines conditions, peut retarder inutilement le flux de trésorerie.

Un autre point critique est la retenue de garantie. Encadrée par la loi, elle ne peut dépasser 5 % du montant des travaux et doit être restituée lors de la réception sans réserve ou à la levée des réserves. Pourtant, dans la pratique, certaines retenues persistent au-delà des délais légaux, immobilisant des sommes importantes pour l’entreprise. L’absence d’anticipation sur ces retenues, ou l’oubli de proposer une caution bancaire en substitution, prive l’entreprise d’une partie de ses liquidités.

Enfin, la facturation elle-même pose problème. Dans de nombreux chantiers, l’émission de la facture est conditionnée par la validation d’un “bon à payer” côté client. Si ce processus est mal connu ou mal anticipé par le fournisseur, le document peut rester bloqué dans un circuit administratif pendant plusieurs semaines.

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Bonnes pratiques de recouvrement dans le secteur du BTP

Formaliser la relation dès le départ

La première étape pour éviter les retards est de poser un cadre contractuel clair dès la négociation. Les conditions générales de vente, le devis ou le marché doivent préciser non seulement le montant et la nature des prestations, mais aussi les modalités exactes de facturation : mentions obligatoires, adresse d’envoi, entité facturée, coordonnées bancaires, délais de paiement et éventuelles retenues prévues.

Certains acteurs du secteur adoptent une charte de facturation jointe au contrat, signée par les deux parties. Ce document détaille l’ensemble des attentes et procédures, ce qui limite les mauvaises surprises lors du règlement.

Anticiper la validation des prestations

Dans le BTP, chaque prestation ou tranche de travaux peut nécessiter une validation formelle avant facturation. L’identification, côté client et côté fournisseur, des personnes responsables de cette étape est donc très important.

La maîtrise de ce processus est déterminante, car un simple retard dans la validation peut repousser d’autant plus l’échéance de paiement et une facture transmise sans l’accord de toutes les parties prenantes augmente le risque de litiges.

Optimiser la facturation et son envoi

La facture doit être émise dès la livraison des prestations et transmise immédiatement. Plus l’envoi est tardif, plus le paiement sera repoussé. Le recours à un modèle standard, conforme aux obligations légales et aux exigences du client, facilite le traitement côté débiteur.

Avec la généralisation de la facturation électronique, il devient stratégique de vérifier la compatibilité de ses formats et de préparer ses équipes à l’usage des portails de dépôt. Cette mise en conformité est aussi l’occasion de revoir l’ensemble de son processus de suivi et de relance client.

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Gérer activement les retenues de garantie

Plutôt que de subir la retenue maximale de 5% sur une durée de 12 mois, il est possible de négocier un pourcentage réduit, notamment pour les PME ou les chantiers de courte durée. Une autre solution consiste à proposer une garantie bancaire, ce qui libère immédiatement les sommes retenues. Ces négociations doivent être prévues dès le contrat pour éviter tout blocage ultérieur.

Fluidifier le règlement

Le choix du mode de paiement influe sur la rapidité de l’encaissement. Les virements commerciaux ou instantanés, dont la date de crédit est connue à l’avance, sont à privilégier. L’escompte peut aussi être un levier intéressant.

Exiger un règlement immédiat des montants non contestés en cas de litige partiel est également un bon réflexe. Les différends restants peuvent être résolus par des modes amiables comme la médiation ou la conciliation, évitant de bloquer l’intégralité du règlement.

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LeanPay : un allié stratégique pour le recouvrement dans le BTP

Mettre en place des processus rigoureux est une première étape pour optimiser le recouvrement d’une entreprise dans le BTP, mais leur efficacité dépend aussi de la capacité à les appliquer avec constance et rapidité. C’est précisément là qu’un outil comme LeanPay peut faire la différence.

En centralisant l’ensemble du suivi des factures sur un reporting de recouvrement mis à jour en temps réel, LeanPay permet de détecter immédiatement les retards de paiement. Cette visibilité est essentielle dans un secteur où les chantiers s’enchaînent, avec des facturations multiples et des échéanciers complexes.

L’automatisation joue également un rôle clé. Les relances clients peuvent être programmées à intervalles réguliers, personnalisées selon le profil du client et envoyées par différents canaux (email, SMS, courrier simple ou recommandé). Dans le BTP, où chaque retard peut bloquer plusieurs sous-traitants, cette réactivité évite ce fameux effet domino et préserve la trésorerie.

LeanPay facilite aussi la gestion des litiges. Chaque facture peut être rapidement catégorisée en litige et grâce à l’historique des actions menées, les équipes peuvent facilement suivre leur résolution.

Enfin, la solution permet de suivre des indicateurs de risque client (grâce à des intégrations natives avec Altares, Allianz Trade, Infolegale, Creditsafe et Ellisphere) pour ajuster la stratégie de recouvrement selon le score d’un client ou sa couverture d’assurance-crédit. Cette approche pilotée par la donnée aide à identifier les clients à risque et à prioriser les actions en conséquence.

La combinaison de bonnes pratiques de recouvrement avec un outil tel que LeanPay permet aux entreprises du BTP de disposer d’un processus complet et optimisé pour sécuriser leurs encaissements, réduire leurs délais de paiement et maintenir une trésorerie saine. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à solliciter notre équipe 👇