Entreprises saisonnières : comment limiter les risques ?

Les aléas pendant la haute saison

De nombreux événements indépendants de la volonté de l’entreprise peuvent venir impacter son volume d'activité, même à la haute saison :

• événements climatiques dégradant la qualité et/ou la quantité des récoltes ;
• météo maussade ou capricieuse décourageant les touristes ;
• absence de neige dans les stations de ski ;
• inflation et baisse du pouvoir d'achat ;
• contexte d'incertitude politique ;
• etc.

Les difficultés à joindre la direction de l’entreprise

La direction et les services financiers d’entreprises situés dans des zones touristiques sont souvent difficilement joignables lors de la pleine saison, étant accaparés par le recrutement, la gestion du personnel, la production, les approvisionnements ou encore le service client. Effectuer une relance en cas de retard de paiement peut alors s'avérer nettement plus difficile.

En effet, moins disponibles, les équipes finances de l’entreprise débitrice peuvent se retrouver dans l’incapacité de répondre aux sollicitations de ses interlocuteurs. Dans une telle situation, multiplier et adapter les modes de communication en fonction de la disponibilité des équipes de son client peut donc s’avérer particulièrement utile.

La dépendance excessive de certaines entreprises saisonnières

Vous travaillez avec une entreprise dont l’activité est très fortement dépendante de la saison, voire totalement dépendante ? Cette typologie d’entreprise présente la particularité de n’avoir que peu d’activité, voire aucune, en dehors de la pleine saison. Une fois celle-ci achevée, les encaissements se font alors rares, voire inexistants, et seules les charges s’accumulent. Encaisser rapidement cette catégorie de clients est donc capital pour maximiser les chances d’être payé.

Le risque d’une mauvaise anticipation budgétaire

Avec un chiffre d’affaires réalisé en tout ou partie au cours d’une période de quelques mois, les entreprises ayant une activité saisonnière ont tout intérêt à établir minutieusement un plan de trésorerie. Et en cas de mauvaise anticipation budgétaire, il peut être particulièrement difficile pour la direction des sociétés concernées de parvenir à retrouver un équilibre financier.

En tant que créancier, une telle situation fait courir le risque de ne pas être payé en temps et en heure, voire d’être confronté à un impayé ****de paiement, et le DSO de ces clients doit donc être réduit à son minimum.

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5 conseils pour réduire les risques lorsque l'on travaille avec une entreprise saisonnière

Pour travailler sereinement avec des entreprises ayant une activité dont le rythme varie fortement au cours de l'année, il existe des solutions permettant de limiter les risques associés au paiement des factures. Les recommandations à suivre.

Conseil n° 1 : identifiez les sociétés ayant une activité saisonnière

Pour limiter les risques liés à la saisonnalité de l'activité de l'un de ses clients, il est au préalable essentiel d'en établir une liste. L'identification d'entreprises ayant une activité saisonnière passe avant tout par une bonne connaissance de l'activité de ses clients, qu’il s’agisse d’agriculture, de tourisme, de restauration, d’hôtellerie ou encore de commerce.

Pour cela, il est possible de consulter en ligne les comptes annuels des dernières années lorsque ceux-ci sont publics ou de les demander à consulter les comptes annuels des dernières années lors d’une phase de négociation avec un nouveau client. Muni de ces éléments, il faut spécifiquement analyser les créances et les stocks :

• Si le montant des créances est élevé par rapport au chiffre d’affaires, cela peut être le signe d’un pic récent d’activité.
• Si le niveau de stock est élevé, cela peut indiquer une période d’approvisionnement avant une saison.

Cependant, les comptes annuels fournissent uniquement des données globales, sur une année complète, sur la situation d’une entreprise. Demander un compte de résultat et un bilan intermédiaire, mensuel ou trimestriel, peut permettre d’obtenir des données plus pertinentes afin d'évaluer si la répartition du chiffre d'affaires est homogène ou non.

Si vous avez plusieurs clients évoluant dans le même secteur d’activité, vous pouvez comparer les données entre elles. Un bon réflexe à adopter pour repérer une anomalie dans le fonctionnement de l’un d’eux.

Et si vous êtes déjà en relation avec un client dont l’activité est saisonnière, l'analyse de l'historique des commandes peut vous fournir des données pertinentes pour repérer des hausses ou des baisses notables de chiffre d'affaires à des périodes similaires.

Conseil n° 2 : adaptez vos conditions de paiement

La trésorerie d'une entreprise connaissant des pics d'activité importants peut grandement varier d'une période de l'année à une autre.

Les entreprises créancières doivent donc se montrer vigilantes en matière de délais de paiement contractuels. Pour limiter les risques, il est ainsi possible de :

• définir des délais de paiement plus courts que pour les entreprises ayant une activité standard ;
• définir des échéances correspondant au rythme réel des encaissements de son client ;
• demander systématiquement les paiements pendant la haute saison, et jamais lors de la période creuse.

Conseil n° 3 : soyez vigilant vis-à-vis du DSO des entreprises saisonnières

Avec une entreprise saisonnière, il est essentiel de minimiser le délai de paiement des créances moyen, aussi appelé DSO, afin de réduire le risque d'être confronté à un impayé.

Pour cela, vous pouvez par exemple :

• sensibiliser vos clients au respect des délais fixés ;
• proposer un escompte commercial lorsque le paiement intervient dans un délai très court ;
• multiplier les modes de règlement possibles afin de s'adapter aux habitudes de chaque direction d'entreprise.

Conseil n° 4 : limitez votre exposition au risque grâce à un plafond d’encours

Pour limiter les risques pris avec des clients saisonniers, il peut être pertinent de fixer une limite d’encours. Ce plafond permet d’éviter que l'encours avec un client ou avec une catégorie de clients ne dépasse un certain montant.

Dans l’objectif de réduire son exposition au risque, une entreprise doit en effet éviter qu’une part trop importante de son chiffre d’affaires ne soit réalisée avec des entreprises saisonnières, en particulier lorsque celles-ci exercent des activités comparables sur des périodes similaires.

Bon à savoir : vous pouvez demander des garanties, telles quel e paiement d'un acompte, une caution bancaire ou encore une assurance-crédit, pour limiter votre exposition au risque.

Conseil n° 5 : suivez rigoureusement votre poste clients

Lorsqu'un client ne vous règle pas  à temps, réagir vite est essentiel pour minimiser le risque de non-paiement, en particulier lorsque l'entreprise concernée a une activité saisonnière. Tout retard de paiement doit ainsi être pris en compte rapidement, et découler sur une première relance.

À cet effet, il est possible d'automatiser le recouvrement de ses créances clients. Grâce au logiciel de recouvrement de LeanPay, les équipes finances peuvent mettre en place des scénarios de relance et choisir les canaux de communication à privilégier, par exemple par courrier, téléphone ou même SMS.

En fonction de la disponibilité  du client et des périodes où les tensions sur la trésorerie sont les plus intenses, le scénario de relance peut être adapté :

Avant la haute saison du client  : T - 1 mois

But de la prise de contact : instaurer un 1er échange avant que le client ne soit débordé ou que ses moyens soient mobilisés ailleurs. Nous vous recommandons un ton bienveillant. Vous pouvez faire cette prise de contact soit par mail soit directement au téléphone :

• Mail informatif et courtois dans lequel vous rappelez simplement à votre client les différentes échéances à venir. Ajoutez bien en PJ les factures (Notre logiciel LeanPay le fait automatiquement) et pensez à le remercier pour cette collaboration.
• Appel courtois également : "Puis-je confirmer que le paiement de la facture X est bien prévu pour fin juin comme convenu ?"

Pendant la saison haute du client

But de la prise de contact : privilégier les alertes préventives pour limiter les relances classiques. Votre ton doit être empathique, non intrusif et orienté solution.

• Pas de relance systématique dans les 5-10 jours suivant l’échéance, sauf si de gros montants en retard sont en jeu ou que votre client présente des risques. Pour le savoir, nous avons des connecteurs avec les acteurs principaux de l’information financière : Altares, Creditsafe, Ellisphere, Infolegale… Ils nous fournissent un score de risque.
• Message synthétique, et sans jugement à J+10 du type : "Nous savons que cette période est intense pour vous. Si le paiement de la facture n°X est en cours, inutile de répondre. Sinon, merci de bien vouloir nous indiquer une date de paiement rapide. Nous restons bien entendu disponibles."
• Appel unique en fin de saison si des factures sont toujours en impayé. C’est à ce moment-là que vous pourrez proposer un échéancier de paiement si nécessaire.

En tout cas, c’est votre capacité à vous mettre à la place de votre client, à  comprendre sa situation de rush qui fera toute la différence !

Après la saison : 2 à 3 semaines après

But de la prise de contact : profiter du moment où le client commence à réconcilier sa trésorerie.

• Mail et/ou appel ferme et structuré, rappelant les engagements pris, les échéances et proposant un règlement rapide ou un échéancier (si cette solution n’avait pas été proposée au préalable) : "Votre activité haute étant terminée, nous reprenons le suivi de votre situation. La facture n°X est toujours en attente. Merci de nous confirmer le règlement sous 5 jours ou nous contacter au [n° de téléphone]."
• Si besoin : lettre de mise en demeure, avant passage au contentieux (uniquement si la relation est plutôt “froide” avec ce client ou si son historique de paiement représente un risque).

Une fois que vous aurez identifié tous vos clients saisonniers, classez-les dans ce plan de relance spécifique. Ensuite, notre logiciel de recouvrement s’occupe de tout 🙂

Les relances peuvent alors être envoyées automatiquement aux clients concernés au moment le plus opportun et à l’interlocuteur adéquat. De quoi réduire drastiquement le temps passé à réaliser un tel suivi de façon manuelle tout en soignant la qualité de la relation commerciale et en réduisant le risque d’impayé.

Vous voulez réduire le DSO de vos clients ayant une activité saisonnière ? Notre logiciel de relances clients LeanPay peut vous y aider. On en discute ?