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Automatisation du lettrage comptable : gagnez en efficacité
Rédigé par
Manolo Munoz LagadeucComptabilité
Mis à jour le
4/7/2025
Le lettrage comptable consiste à associer chaque règlement aux factures correspondantes. Lorsque les écritures comptables se multiplient, maintenir une comptabilité fiable devient indispensable. Pourtant, le lettrage reste souvent traité comme une tâche secondaire. En réalité, c’est une brique stratégique de votre pilotage financier.
Et si 10 minutes par jour suffisaient pour fiabiliser vos encaissements et éviter les relances erronées ?Découvrez comment fonctionne le lettrage, pourquoi l’automatiser et comment le mettre en place efficacement avec LeanPay.
Lettrage comptable : définition
Le lettrage comptable est une opération qui consiste à associer un ou plusieurs règlements aux factures correspondantes enregistrées dans la comptabilité. Il permet de pointer les écritures afin d’indiquer qu’une créance a été soldée (partiellement ou totalement).
Une fois le lettrage effectué, les lignes concernées sont considérées comme réglées et n’apparaissent plus comme ouvertes dans les comptes. Ce travail est indispensable pour assurer la fiabilité des comptes clients.
Les différents types de lettrage
On distingue 2 formes principales de lettrage :
- Le lettrage total : le paiement reçu correspond exactement au montant de la ou des factures concernées. Toutes les écritures sont soldées.
- Le lettrage partiel : le règlement ne couvre qu’une partie du montant dû (par exemple un acompte ou un premier versement). Une partie de l’écriture reste non soldée, ce qui maintient un solde partiel sur le compte client.
Ces deux formes doivent être maîtrisées pour garantir un suivi rigoureux de vos créances et anticiper les relances.
Quels sont les comptes concernés par le lettrage ?
Le lettrage concerne principalement :
- Les comptes clients pour suivre les règlements reçus ;
- les comptes fournisseurs pour tracer les paiements émis ;
- dans certains cas, des comptes transitoires ou d’attente utilisés lors de régularisations ou mouvements exceptionnels.
Lettrage comptable : exemple
Une entreprise émet une facture de 2.000 € le 5 mai 2025. Son client règle 1.200 € le 20 mai, puis les 800 € restants le 10 juin. Lors de chaque encaissement, les écritures sont lettrées avec la facture initiale. Le lettrage est partiel lors du premier paiement, puis devient total après le second.
Lettrage comptable : pourquoi c’est important ?
Le lettrage comptable est essentiel pour piloter efficacement votre poste client. C’est une des actions indispensables qui vous permettra à la fois de fiabiliser vos encaissements, mais aussi de mieux adapter ou organiser vos relances afin d’éviter les erreurs.
Suivi précis des règlements
Le lettrage comptable vous permet de savoir à tout moment quelles factures ont été réglées, que ce soit partiellement ou totalement. Cette traçabilité est importante pour suivre l’évolution de vos encaissements et pour détecter rapidement les écarts.
Sans un lettrage régulier, vous perdez en visibilité et risquez de passer à côté d’un paiement reçu, d’un écart ou d’un doublon.
Condition indispensable d’une relance efficace
Relancer un client qui a déjà réglé fragilise votre relation commerciale et nuit à votre crédibilité. Le lettrage comptable vous permet de cibler uniquement les clients en retard, avec des montants à jour. C’est un prérequis indispensable pour tout scénario de relance personnalisé. Il est essentiel qu’il soit fondé sur des données fiables.
Moins de litiges et de contestations
Un lettrage rigoureux vous aide à limiter les litiges. Vous pouvez justifier chaque relance et êtes capable de retrouver en un instant les paiements concernés. Cela vous évite de nombreux malentendus liés à un règlement partiel ou mal imputé. Les échanges avec vos clients sont plus simples et les tensions, moins fréquentes.
Un gain de temps en période de clôture comptable
Disposer de comptes clients correctement et surtout régulièrement lettrés facilite à la fois les contrôles, les écritures de régularisation et les opérations de révision.
Vos équipes passent moins de temps à reconstituer les historiques ou à traiter des anomalies. Vous pouvez donc clôturer plus rapidement et en vous basant sur des données plus fiables.
Des reportings plus justes et plus exploitables
Le lettrage comptable impacte directement la qualité de vos indicateurs financiers. DSO, balance âgée, taux de retard : tous ces KPIs s’appuient sur les soldes des comptes clients. S’ils ne sont pas correctement lettrés, vos tableaux de bord sont faussés et vos prévisions de trésorerie sont moins fiables.
Lettrage comptable : les limites du lettrage manuel
Le lettrage manuel montre rapidement ses limites dès que le volume d’écritures augmente. Il vous expose à des erreurs fréquentes comme :
- Une mauvaise imputation ;
- une référence manquante ;
- un paiement partiel mal traité.
Une simple inexactitude peut venir fausser complètement un solde client ou générer une relance erronée. C’est l’ensemble de votre suivi du poste clients qui est ensuite perturbé.
Ce traitement ligne par ligne est également chronophage. Vos équipes passent un temps considérable à retrouver les pièces associées, à vérifier les montants, à pointer les règlements et à solder les comptes.
La charge administrative ralentit aussi vos clôtures comptables. Chaque facture non lettrée est une anomalie à corriger ou un solde à justifier. Les délais s’allongent, vos indicateurs se dégradent et vos données perdent en fiabilité.
Un lettrage à la main repose sur une série d’opérations souvent manuelles. Pour illustrer les points de friction, voici le processus typique du lettrage comptable manuel, tel qu’il est encore pratiqué à partir d’informations venant de logiciels comptables comme Sage, EBP ou Cegid.
Face à ces contraintes, l’automatisation du lettrage comptable s’impose comme une réponse intéressante pour gagner en efficacité et pour soulager vos équipes.
Comment fonctionne le lettrage comptable automatisé ?
Le lettrage automatisé facilite la correspondance entre les règlements et les factures en se basant sur des critères précis. L’objectif est clair : réduire les interventions manuelles, fiabiliser le suivi client et surtout, gagner du temps.
Quelles sont les règles de correspondance utilisées ?
LeanPay applique des filtres pour appairer automatiquement les écritures entrantes à vos factures :
- Montant exact (ou dans une tolérance définie) ;
- dates (date de valeur, date d’échéance) ;
- références présentes dans les libellés bancaires ;
- numéro de facture ou identifiant client.
L'intégration LeanPay : synchronisation en temps réel
Lorsqu’on utilise l’intégration des factures PDF et de vos banques, cela signifie que LeanPay récupère les informations de vos factures telles que la date d’échéance, le montant, le nom du client etc. Le tout via la technologie de l’OCR. Puis LeanPay se connecte à vos banques pour obtenir les paiements reçus.C’est à ce moment-là que le lettrage comptable est réalisé de façon automatique et en temps réel.
Il existe des cas facilement lettrables. Par exemple, le paiement correspond exactement au montant d’une facture non réglée ou le libellé du virement précise la référence de la facture. Alors, le système crée une correspondance automatique et marque l’écriture comme lettrée. Une fois le lettrage effectué, l’écriture est automatiquement marquée comme soldée dans votre interface LeanPay. Tous les KPIs sont alors mis à jour en temps réel : votre encours client, votre prévisionnel d’encaissement, votre délai de paiement, votre balance âgée etc. Et bien entendu, la facture étant payée, elle est retirée du process de relances.
En revanche, quand un paiement reçu ne correspond pas de façon certaine à une facture (montant différent, absence de référence, remise de chèques…), LeanPay ne l’associe pas à une écriture de façon automatique. Néanmoins, notre outil repère des factures qui pourraient matcher et vous fait des propositions. C’est alors à vous de valider l’opération afin de réaliser le lettrage comptable. Vous avez un onglet dédié dans notre logiciel intitulé “opérations à associer”.
Grâce à la mise en place de ce système :
- La majeure partie de votre lettrage peut être est automatisé ;
- Vous gagnez en rapidité et en précision sur les comptes clients ;
- Vos indicateurs (DSO, encours, balance âgée) sont mis à jour en continu.
Vous avez des questions sur l’automatisation du lettrage ou sur l’intégration à votre outil comptable ? Nos équipes peuvent vous rappeler pour en parler.
FAQ : lettrage comptable
Quels sont les comptes concernés par le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable s’applique essentiellement aux comptes de tiers, notamment les comptes clients (classe 41) et les comptes fournisseurs (classe 40). Ces comptes sont utilisés pour suivre les règlements reçus ou effectués et leur lettrage permet d’identifier précisément ce qui a été payé ou ce qui reste en attente.
Quelle est la différence entre lettrage partiel et lettrage total ?
Le lettrage total signifie que le règlement couvre intégralement une ou plusieurs factures : l’écriture est entièrement soldée. Le lettrage partiel survient lorsqu’un paiement ne couvre qu’une partie de la créance (par exemple un acompte). Bien faire la différence est essentiel pour garder une vision fidèle de vos soldes clients et pour identifier les paiements incomplets.
Est-ce obligatoire de lettrer toutes les écritures ?
Le lettrage comptable n'est pas une obligation légale en France, mais il est vivement recommandé. Il contribue à une meilleure gestion de votre poste client. Il vous aide également à limiter les erreurs tout en facilitant vos processus de relance et vos clôtures d’exercice.
À quelle fréquence faut-il faire le lettrage ?
La fréquence dépend des volumes de transactions de votre entreprise. Pour les petites structures, un lettrage mensuel peut suffire, tandis que les entreprises ayant un grand volume de transactions auront plutôt intérêt à opter pour un lettrage hebdomadaire ou continu pour éviter une surcharge de travail en fin de période.
Est-ce que l’automatisation du lettrage fonctionne avec des paiements partiels ?
Oui, les solutions automatisées, comme LeanPay, prennent en compte les paiements partiels. Elles détectent les règlements partiels et appliquent des règles de tolérance pour les associer aux factures concernées. Les cas incertains sont signalés pour vérification.
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