Relances impayés : pourquoi vos mails finissent en spam

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Optimiser la délivrabilité de vos emails de relance

Une fois les pièges identifiés, il est temps de mettre en place une stratégie active d’optimisation de la délivrabilité. Cela passe par des mesures techniques, bien sûr, mais aussi par des choix rédactionnels et organisationnels.

Bonnes pratiques techniques

Mettre en place SPF, DKIM et DMARC n’est plus une option. C’est la base pour toute entreprise qui veut communiquer par email sans se retrouver blacklistée.

Dans notre logiciel de relances clients LeanPay, nous vous proposons trois méthodes différentes, qui permettent chacune de maximiser la délivrabilité :

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1- Utilisation de LeanPay comme fournisseur de mail

Cette méthode vous permet d’envoyer vos e-mails de relance via notre propre adresse mail générique. Cette adresse est soigneusement entretenue (on dit qu’elle est “chauffée”) et bénéficie d’une excellente réputation.

Même si l'adresse d'expéditeur visible par vos clients sera la vôtre, l'envoi réel est géré par LeanPay. Cela simplifie la gestion technique, tout en garantissant que les réponses à ces e-mails sont envoyées directement à votre propre adresse. C’est idéal pour démarrer facilement l’envoi de vos relances sans contrainte technique.

👉 Exemple pour jean.dubois@pomme.fr :

Jean envoie une relance depuis LeanPay. L’e-mail est techniquement envoyé par une adresse type relances@leanpay.io, mais l’expéditeur que le client voit sera jean.dubois@pomme.fr. Si le client répond, sa réponse arrivera directement dans la boîte de réception de Jean.

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2- Configuration DNS sur votre propre domaine ou sous-domaine

Nous vous accompagnons dans la mise en place des enregistrements DNS nécessaires (CNAME, SPF, DKIM) pour que vos relances partent depuis vos adresses professionnelles, avec tous les gages de fiabilité requis.

👉 Exemple pour jean.dubois@pomme.fr :

Jean choisit de configurer son domaine pomme.fr pour ses relances. Lors de l’envoi, l’e-mail provient de jean.dubois@pomme.fr ou d'un email générique configuré, et les réponses sont redirigées vers son adresse habituelle jean.dubois@pomme.fr.

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3- Connexion à votre messagerie (Outlook ou Gmail)

Vos emails sont envoyés depuis votre propre boîte, et vous recevez les réponses directement dans votre messagerie habituelle et dans LeanPay.

Exemple pour jean.dubois@outlook.fr :

👉 Jean choisit de configurer son compte professionnel outlook.fr pour ses relances. Lorsqu'il envoie une relance, l’e-mail provient de jean.dubois@outlook.fr, et les réponses sont redirigées vers cette même adresse jean.dubois@outlook.fr.

Ces options permettent de concilier efficacité technique et confort d’usage, sans compromis sur la sécurité ni la traçabilité.

Si l’envoi de vos relances avec l’aide de LeanPay vous intéresse, dites-le nous : on vous rappelle.

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Rédaction efficace des emails

La qualité rédactionnelle influence à la fois le classement de l’email (spam ou non) et le comportement du destinataire (ouverture, clic et paiement des factures). Voici quelques principes simples à suivre.

Soignez l’objet

Un bon objet d’email de relance est :

• clair : le destinataire comprend immédiatement de quoi il s’agit.
• neutre : ni trop pressant, ni trop détaché.
• personnalisé : mentionner le nom du client ou le numéro de facture améliore l’ouverture.

Voici quelques exemples : « Rappel de paiement : facture N°1542 arrivée à échéance », « Situation de compte à date : [Nom de la société du client] », « [Nom du client], votre échéance du 15 avril 2025 »

Structurez votre message

• Commencez par un rappel factuel de la situation du compte client : numéro(s) de facture, échéance(s) et/ou nombre de jours de retard, montant(s)…
• Mentionnez les pénalités de retard et l’IFR. Libre à vous de les facturer réellement mais, cela peut être un argument en faveur d’un paiement plus rapide.
• Ajoutez une formule de rappel ou de courtoisie, selon le profil du client.
• Facilitez le paiement de votre client : via un portail client en permettant plusieurs moyens de paiement. Sur LeanPay, votre client peut régler par carte bancaire, e-virement ou prélèvement.
• Proposez un moyen de contact rapide (téléphone, email), si le client souhaite mettre une facture en litige ou demande un échéancier de paiement…
• Rappelez les conséquences en cas d’inaction, avec diplomatie.

Personnalisez votre message

La personnalisation ne se limite pas au prénom ou au numéro de facture. Elle concerne aussi le ton, la structure et le niveau de fermeté du message.

Un client ponctuel, en relation commerciale depuis plusieurs années, peut recevoir une relance plus souple, rappelant la confiance établie. À l’inverse, un client en situation de retard chronique peut être relancé plus rapidement, avec des mentions de pénalités de retard ou un ton plus formel.

Adaptez votre fréquence d’envoi

L’idéal est d’instaurer des délais raisonnables entre les relances et de varier les canaux de communication pour relancer vos clients. Par exemple, une semaine entre chaque relance est un bon délai qui permet à votre client de régler sa dette et à vous de voir si vous avez reçu le paiement.

Intégrer le téléphone à votre stratégie de relances est une bonne idée. C’est en effet en échangeant de vive voix avec votre client que vous pourrez connaître les raisons du retard de paiement et prendre les bonnes décisions pour favoriser les encaissements.

Mettre en place une stratégie de relance efficace

Une bonne délivrabilité ne suffit pas : encore faut-il que vos relances soient pertinentes, adaptées et efficaces. Cela repose sur deux piliers : la segmentation et l’automatisation intelligente.

Segmentation de votre base de données

Traiter tous vos clients de la même façon ? C’est une erreur stratégique.

Avec notre logiciel de relances clients LeanPay, vous pouvez :

• Créer des scénarios de relance selon vos propres critères. Cela peut être :
  • Type de client (PME, grand compte, export…)
  • Risque perçu
  • Comportement de paiement historique
  • Mode de règlement (virement, prélèvement, chèque)
• Ajuster les délais, le ton et le contenu de chaque relance en fonction du scénario. Par exemple, si vous avez un scénario adapté à des clients qui payent systématiquement en retard, envoyez impérativement une relance préventive quelques jours avant échéance. Quant aux relances, soyez aussi plus rapide. Si dans un scénario standard, vous attendez 7 jours post-échéance pour envoyer votre première relance, passez à 4 jours pour ce scénario. Adaptez aussi votre ton en étant directement très ferme dès les premières relances.
• Classer automatiquement vos clients dans les bons scénarios. Vous pouvez le faire manuellement ou importer un simple fichier Excel pour le faire automatiquement.

Automatisation et suivi des relances

LeanPay simplifie la gestion des relances en vous proposant deux options d’envoi : les relances client automatiques (pratique pour les rappels préventifs ou les relances de premier niveau) ou les relances clients manuelles guidées. Dans ce cas-là, LeanPay vous propose une “to-do” quotidienne avec toutes les relances à effectuer.

Ainsi, chaque relance peut être relue, édité et enrichie. Vous pouvez :

• Ajouter une ou plusieurs personnes en copie du mail.
• Modifier le contenu du message, si besoin
• Choisir les factures que vous souhaitez faire apparaitre dans la situation de compte. Vous avez la possibilité de n’afficher que les factures échues ou l’ensemble des pièces.
• Intégrer d’autres pièces jointes (justificatifs de livraison, RIB…)
• Indiquer ou non les pénalités de retard et l’IFR
• Visualiser le mail avant envoi

Lorsque tout est validé, il ne vous reste plus qu’à cliquer pour envoyer le mail.

Vous l’avez compris, le travail est totalement prémâché. Cela vous permet de réduire par 4 le temps passé à la gestion des relances. C’est le gain de temps moyen constaté par nos clients au bout de 3 mois d’utilisation.

Et après l’envoi ? LeanPay dispose d’un onglet de suivi détaillé “Relances effectuées” qui vous permet d’analyser le statut des mails : email envoyé, email ouvert, échec de l’envoi d’email. Notez que vous avez le même type de suivi pour les relances faites par courrier et SMS.

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Analyse de l’impact sur votre recouvrement

Vous souhaitez savoir si vos efforts de relance produisent des résultats concrets ? LeanPay vous y aide en vous fournissant une analyse chiffrée et visuelle de vos performances de recouvrement.

L’outil vous permet d’évaluer l’impact de chaque type de relance (préventive, de premier niveau, de second niveau, etc) sur vos encaissements réels, grâce à un suivi par cohortes.

Prenons un exemple basé sur des données fictives :

En mai 2025, l’encours total relancé atteint 83 072,26 €. Le taux d'encaissement global associé s'élève à 60,34 %. En y regardant de plus près, on observe que la relance de niveau 1 est la plus performante, avec 96,39 % de récupération sur les montants concernés.

Mais ce type de suivi permet aussi de repérer des signaux faibles : un taux élevé de relances en échec peut indiquer des problèmes d’adresses email invalides ou d'envois bloqués (boîte de réception pleine). Ces cas doivent être rapidement identifiés et corrigés : renvoi manuel, mise à jour du contact…

Grâce à ses filtres dynamiques, LeanPay vous offre une vision affinée :

• par expéditeur (utile si vos chargés de recouvrement ont chacun leur portefeuille),
• par canal (email, courrier, SMS),
• par délai post-échéance,
• ou encore par plan de relance utilisé.

Ce niveau d’analyse vous permet de détecter les leviers les plus efficaces afin d’ajuster en continu votre gestion du poste client.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos scénarios, nos relances, nos cohortes ? Que diriez-vous d’une présentation personnalisée de LeanPay en visio ? Réservez un créneau directement dans notre agenda ci-dessous :

FAQ : Emails de relance et spam

Comment savoir si mes emails de relance atterrissent en spam ?

Si vous effectuez vos relances manuellement via votre outil de messagerie (Gmail, Outlook, etc.), vérifiez si vos destinataires accusent réception ou si certains emails restent sans réponse malgré plusieurs tentatives.

Pour aller plus loin, vous pouvez utiliser des services en ligne (comme mail-tester.com) qui vous permettent de tester l’envoi des mails et vous restituent un score anti-spam.

Si vous utilisez LeanPay, alors vous pouvez consulter le statut de chaque email envoyé : email envoyé, ouvert, en échec.

Quelle est la bonne fréquence pour relancer un client ?

Il n’y a pas de règle universelle, mais voici un cadre :

• J-5 avant l’échéance : relance préventive automatique par email ou SMS.
• J+3 à J+7 : 1er rappel par mail.
• J+10 à J+14 : 2ème relance par mail. Vous pouvez y inclure les pénalités de retard.
• J+17 à J+20 : 3ème relance à réaliser par téléphone pour comprendre le motif de retard.
• J+24 à J+27 : 1er courrier simple. Vous pouvez annoncer que c’est le dernier rappel avant mise en demeure.
• J+30 à J+35 : Lettre de mise en demeure envoyée par recommandé avec accusé réception.

Évitez les relances trop rapprochées, qui ne permettent pas au client de répondre ou de procéder au paiement.

Puis-je envoyer des relances depuis mon adresse Gmail ou Outlook pro ?

Oui, à condition de faire les configurations techniques correctement. Veillez aussi à surveiller votre réputation d’expéditeur.

Avec LeanPay, vous pouvez connecter directement votre messagerie et envoyer des relances personnalisées depuis votre boîte pro, sans effort.

Pour gagner du temps, je copie-colle le même mail de relance pour tous les clients. C’est grave ?

Ce n’est vraiment pas l’idéal. Une stratégie efficace repose sur :

• Des scénarios adaptés à la typologie client
• Un ton et un contenu différenciés
• Des délais ajustés selon le risque ou la relation commerciale

LeanPay vous permet de tout centraliser et d’automatiser ces variantes de manière fluide. Une fois paramétré, le logiciel s’occupe de tout. Vous gagnez ainsi en temps et en efficacité !

Comment mesurer l’impact réel de mes relances sur mes encaissements ?

Si vous faites vos relances manuellement, c’est presque impossible à faire. En revanche, avec notre logiciel de relances clients LeanPay, c’est tout à fait faisable. Nous vous proposons un reporting du recouvrement qui analyse :

• Le DSO par entité, par client, par gestionnaire de compte etc.
• la balance âgée.
• Le taux d’encaissement par niveau de relance, gestionnaire, plan de relance.
• Le prévisionnel d’encaissement.
• …

C’est ce niveau d’analyse qui vous permet d’optimiser vos scénarios et d’améliorer continuellement vos performances.