Facture échue : que faire en cas de retard de paiement ?

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Factures échues : pourquoi faut-il les suivre de près ?

Une facture échue peut paraître bénigne dans les premiers jours suivant son échéance. Pourtant, elle peut rapidement évoluer vers une situation plus problématique : retard chronique, litige ou impayé.

Les risques directs liés à une facture échue

Parmi les principaux risques liés à une facture à terme échu, on retrouve notamment :

• la perte de crédibilité auprès du client en raison d’un décalage dans les relances effectuées ;
• un risque qu’un simple retard de règlement se transforme en impayé durable ;‍
• une tension dans la relation commerciale, notamment lors de l'application des pénalités de retard ;
• un risque de litige ou de blocage : erreur de livraison, facture contestée, avoir non traité… Une facture échue peut révéler un problème commercial ou opérationnel à résoudre d’urgence.

Suivre vos factures échues en temps réel vous permet de détecter les anomalies, d’ajuster vos relances et d’éviter d’agir trop tard ou trop vite. Dans les deux cas, cela peut nuire à la relation client.

Les conséquences financières d’une facture échue

Les impacts sur votre poste client ne sont pas seulement comptables : ils sont aussi financiers et stratégiques.

• une augmentation du DSO qui entraîne une hausse du BFR qui peut se traduire en une dégradation de la trésorerie nette de l’entreprise et de sa situation financière ;
• un décalage croissant entre le chiffre d’affaires facturé et le chiffre d’affaires encaissé
• une vision faussée de votre trésorerie prévisionnelle, rendant plus difficile la prise de décision.

Un suivi automatisé des factures échues vous permet d’anticiper ces risques au lieu de les subir. C’est un levier simple mais puissant pour sécuriser votre poste client.

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Comment détecter rapidement une facture échue ?

La bonne gestion d’une facture échue passe par sa prise en compte au plus tôt, dès lors qu’un retard de paiement survient. Un suivi rigoureux est donc indispensable pour détecter rapidement une facture échue et pour prendre les mesures qui s’imposent.

Cette détection repose avant tout sur la qualité des données disponibles et la fréquence des mises à jour comptables.

Il est possible de réaliser ce suivi de façon manuelle via Excel pour de faibles volumes d’activité. Mais, dès que le nombre de factures augmente, ce traitement devient rapidement chronophage, source d’erreurs et inadapté à un pilotage en temps réel.

Pour gagner du temps et éviter de passer à côté d’une facture échue, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances tel que LeanPay, est ainsi vivement recommandée. Grâce aux intégrations directes aves les ERP/outils comptables du marché, LeanPay récupère les factures, les dates d’échéance, les montants, les paiements reçus… Le tout en temps réel. Cela permet d’identifier automatiquement les retards de paiement de façon fiable et immédiate.

Depuis votre reporting de recouvrement, vous pouvez notamment filtrer votre encours client en fonction du statut des créances (échues, non échues, en litige…). En quelques clics, vous pouvez visualiser les clients concernés par un retard de paiement.

Une fois cette analyse effectuée, vous pouvez aisément cibler vos actions de relance sur les clients présentant un risque particulier (scoring, litige, comportement de paiement…). LeanPay est également connecté avec les principaux fournisseurs d’informations financières : Altares, Ellisphere, Infolegale, Creditsafe… En utilisant la balance âgée, vous pouvez aussi vous consacrer sur les plus gros retards.

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Facture échue : comment éviter d'y être confronté ?

Pour se prémunir des risques associés à une facture à terme échu, l’idéal est d’agir en amont. Une stratégie de prévention bien structurée permet non seulement de réduire les retards de paiement, mais aussi de limiter les relances inutiles ou tardives.

Adoptez une démarche proactive

• Envoyez rapidement vos factures dès que la livraison est effectuée.
• Précisez clairement les conditions de paiement dès la commande.
• Programmez des relances préventives, dès que la date d’échéance approche. Avec LeanPay, vous pouvez tout à fait les paramétrer et les envoyer en automatique.

Multipliez les moyens de paiement

Facilitez le passage à l’acte en proposant plusieurs options à vos clients : carte bancaire, virement, prélèvement automatique... Ces modes sont disponibles directement dans LeanPay et permettent d’améliorer l’expérience client tout en accélérant l’encaissement. Le petit + ? La plateforme de paiement est accessible via un lien envoyé dans les relances mail et SMS.

Automatisez vos relances avec des scénarios personnalisés

LeanPay vous permet de configurer des scénarios de relance sur-mesure, adaptés à chaque typologie de client :

• fréquence et nombre de relances,
• canaux utilisés (mail, SMS, téléphone, courrier simple et recommandé),
• messages adaptés au profil du débiteur.

Chaque scénario s’arrête automatiquement une fois la facture réglée, évitant les doublons ou les relances inutiles.

LeanPay va encore plus loin et vous offre d’autres fonctionnalités pour prévenir les retards de paiement et ainsi réduire votre DSO.

• Risque maîtrisé : suivez le scoring, la limite de crédit ou encore le montant couvert par votre assurance grâce à nos connecteurs. Recevez également des alertes automatiques en cas d'événements notables (par exemple en cas de procédure collective) pouvant influencer la capacité de votre client à payer.
• Gestion des litiges : identifiez les factures en contestation de la conformité du produit livré, livraison non effectuée…) et excluez-les automatiquement des relances classiques.
• En combinant toutes ces fonctionnalités, LeanPay vous aide à structurer vos relances, à améliorer votre taux d’encaissement et à éviter les tensions liées aux factures échues.
• Gestion du contentieux : Si en dépit de vos relances amiables, vous n’avez pas obtenu un règlement, vous pouvez passer à la phase judiciaire. LeanPay vous permet d’envoyer une lettre de mise en demeure conforme (indispensable pour le recouvrement judiciaire) et de consituer en deux clics tout votre dossier contentieux. Il ne vous reste plus qu’à l’envoyer à un prestataire : avocat, huissier etc.

En combinant toutes ces fonctionnalités, LeanPay vous aide à structurer vos relances, à améliorer votre taux d’encaissement et à éviter les tensions liées aux factures échues.

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Facture échue : les 4 étapes pour réagir

Pour réagir face à une facture échue, plusieurs étapes sont à suivre. Voici les 4 phases à respecter.

Étape n° 1 : prenez contact avec votre client entre J+5 et J+10

En premier lieu, une prise de contact avec le client concerné par la facture échue doit être effectuée. L'objectif ? Comprendre les raisons de ce retard afin de suivre la stratégie adaptée et de proposer une solution à cette situation. Le ton utilisé doit être empathique tout en restant ferme, et l'échange doit être orienté vers la recherche de solutions.

Cette relance de l'impayé doit être effectuée par le canal de communication le plus approprié :

• par téléphone, par le biais d'un appel courtois, en tenant compte des jours et des heures où votre interlocuteur au sein de la société débitrice est le plus facilement joignable ;
• par mail, en prenant les précautions nécessaires pour que votre courriel ne finisse pas dans les spams.

En règle générale, les relances pour impayés sont à effectuer dans les 5 à 10 jours suivant l'échéance, à moins que le client ne présente un risque particulier. Dans ce cas-là, il vaut mieux contacter le client dès le 2ème ou 3ème jour de retard.

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Étape n° 2 : analysez les raisons du retard avancées par votre client

Suite à ce premier contact, vous allez souvent constater que le retard ne reflète pas une mauvaise volonté, mais découle d’un problème organisationnel ou conjoncturel. Voici les cas les plus fréquents et la manière d’y remédier :

• Le client n’a pas reçu la facture. Vérifiez ses coordonnées et renvoyez-le document. En utilisant LeanPay, votre client a accès à un portail dédié sur lequel il peut consulter toutes ses factures et les télécharger. De plus, chaque relance mail est automatiquement envoyée avec la facture en PJ.
• L’interlocuteur habituel est absent (vacances, arrêt maladie...). Récupérez les coordonnées de la personne remplaçante pour garantir le traitement du dossier.
• L’interlocuteur qui procède au paiement a changé (mobilité interne, démission...). Mettez à jour les nouvelles coordonnées directement dans LeanPay.
• Le client est en période d’activité intense (haute saison, surcharge ponctuelle). Proposez un ajustement temporaire des délais de paiement.
• Le client rencontre des difficultés de trésorerie : dans ce cas, il convient de proposer un échéancier de paiement adapté à ses capacités, tout en assurant un suivi précis.

Étape n° 3 : adaptez votre stratégie de suivi

Selon les réponses obtenues lors des échanges avec le client, il est essentiel d’ajuster votre stratégie de suivi. Plusieurs options sont possibles :

• Si le règlement est imminent, programmez un rappel automatique à la date annoncée.
• Si un paiement partiel a été effectué, vérifiez son bon lettrage et suivez le solde restant.
• Si un délai supplémentaire a été accordé, notez-le clairement et cadrez l’engagement par écrit.
• En cas d’accord pour un échelonnement, suivez rigoureusement le respect de l’échéancier.
• Si aucune réponse ou engagement crédible n’est obtenu, préparez la phase contentieuse.

LeanPay permet d’automatiser ces différentes possibilités, en s’adaptant au profil et au comportement de chaque client. Vous restez ainsi proactif sans mobiliser inutilement vos équipes.

Étape n° 4 : passez la facture échue au contentieux

Si, malgré vos efforts, la facture reste impayée, il faut passer à l’étape contentieuse. Pour cela, il vous faut envoyer une lettre de mise en demeure en courrier recommandé avec accusé de réception. C’est le point de départ avant toute action judiciaire.

Si celle-ci reste toujours sans réponse, alors vous pouvez constituer un dossier pour le tribunal. LeanPay vous y aide en rassemblant toutes les pièces comptables, les échanges, l’historique des relances, la lettre de mise en demeure etc. Vous pouvez y joindre également des documents annexes si besoin. Ensuite, vous avez le choix entre soit envoyer votre dossier à l’un de vos prestataires (huissier, avocat etc), soit passer par notre partenaire Atradius.