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Entre factures, relances et rapprochements, la gestion des encaissements mobilise une part importante du temps des équipes financières, souvent au détriment de l’analyse ou du pilotage. Pourtant, un processus clair et outillé permet non seulement d’accélérer les paiements, mais aussi de sécuriser durablement la trésorerie.
Dans cet article, vous retrouverez la définition et les enjeux de la gestion des encaissements, ainsi que les leviers pour la structurer et l’optimiser.
Gestion des encaissements : définition et enjeux
La gestion des encaissements regroupe l’ensemble des actions permettant d’assurer le bon déroulement des paiements clients, depuis l’émission de la facture jusqu’à la réception et l’enregistrement du règlement. Elle vise à garantir la fiabilité des flux financiers et à améliorer la visibilité sur la trésorerie, en suivant les règlements attendus, les retards et les écarts entre prévisions et paiements réels. Elle s’inscrit dans le cycle plus large de l’Order-to-Cash, qui couvre l’ensemble des opérations post-commande.
Contrairement à la facturation, au recouvrement ou à la gestion des litiges (avec lesquels elle interagit étroitement), la gestion des encaissements se concentre sur la phase financière du cycle : la transformation des créances en trésorerie disponible.
Une solution agile et en évolution
Mis en place avec un connecteur Sage 100 parfaitement opérationnel, LeanPay fait consensus au sein du service ADV, comptable, commercial et service client !
L’objectif de baisse du DSO de 40% au niveau de notre groupe a été atteint en moins d’un an. La structuration des process de suivi des clients, de relance et de recouvrement grâce à LeanPay a eu un impact très concret sur notre BFR et notre trésorerie.
Bruno G. - Directeur administratif et financier
Plus de 3.000 professionnels de la finance nous notent 4.93/5.
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Gestion des encaissements : les risques d’un process mal structuré
Dans de nombreuses entreprises, la gestion des encaissements repose encore sur des méthodes manuelles : tableaux Excel, validations de paiements ou de rapprochements effectuées manuellement, saisies multiples. Ces pratiques peuvent fonctionner à petite échelle, mais elles deviennent vite sources d’erreurs et de perte de temps dès que le volume de factures augmente.
Une gestion des encaissements mal organisée peut entraîner plusieurs conséquences :
- Prévisions de trésorerie faussées : des données incomplètes ou non actualisées compromettent la fiabilité du prévisionnel et la planification des investissements.
- Tensions de trésorerie : des paiements non rapprochés ou mal imputés donnent une vision erronée du cash disponible, ce qui fausse la prise de décision.
- Décisions financières ralenties : sans indicateurs fiables ni visibilité consolidée, vous manquez de réactivité face aux décalages de flux.
- Temps perdu sur des tâches manuelles : les équipes passent davantage de temps à vérifier les encaissements qu’à analyser les causes de retard ou à anticiper les risques.
En structurant la gestion des encaissements, vous gagnez en visibilité, fiabilisez votre trésorerie et libérez du temps pour l’analyse plutôt que pour les tâches manuelles.
Gestion des encaissements : les leviers pour l’optimiser
Mettre en place une gestion des encaissements performante, c’est avant tout rendre le suivi des paiements plus fluide, plus fiable et plus prédictif. Pour y parvenir, plusieurs leviers peuvent être activés.
Automatiser les tâches chronophages
La gestion des encaissements repose encore sur des tâches manuelles pour de beaucoup d’entreprises : suivi des paiements reçus, rapprochement bancaire, relances ponctuelles en cas de retard. L’automatisation permet de fluidifier ces opérations, de réduire les délais de traitement et de garantir une meilleure régularité des encaissements. En vous déchargeant des actions répétitives, elle renforce la fiabilité du suivi et libère du temps pour l’analyse de la trésorerie.
Avec LeanPay, le rapprochement bancaire est automatisé. Cela permet d’enregistrer automatiquement les paiements reçus, de rapprocher les règlements des factures correspondantes et de détecter rapidement les écarts éventuels. Les relances clients peuvent également être envoyées automatiquement selon le scénario établi, afin d’aider à réduire les retards de paiement et à accélérer les encaissements. Grâce à l’automatisation, vous disposez d’une vision à jour des règlements effectués et à venir, ce qui renforce la fiabilité du suivi de trésorerie et améliore la maîtrise du cash.
Simplifier le parcours de paiement du client
Accélérer les encaissements passe aussi par un parcours de paiement simple et fluide. Un client qui dispose d’un accès direct à ses factures et de moyens de règlement variés règle plus vite et avec moins d’erreurs. À l’inverse, un processus trop complexe (échanges de mails, coordonnées bancaires manquantes, absence de confirmation…) rallonge les délais et augmente le risque de retard. Faciliter le parcours de paiement, c’est donc offrir une expérience claire, transparente et sécurisée, qui encourage la ponctualité sans alourdir la gestion côté finance.
Notre logiciel de recouvrement dispose d’un portail client, sur lequel vos débiteurs peuvent consulter et télécharger les factures, communiquer avec vous et régler en ligne (e-virement, prélèvement, carte bancaire) en toute sécurité via la plateforme de paiement intégrée. Accessible en un clic via les relances par mail et SMS, cet espace améliore l’expérience client et accélère les encaissements en supprimant les frictions liées au paiement.
Centraliser et fiabiliser les données
Une gestion des encaissements efficace repose sur la qualité des données et leur cohérence. Lorsque les informations sont dispersées entre la facturation, la comptabilité et les échanges par e-mail, le suivi des paiements devient incertain : les doublons se multiplient, les écarts entre les montants enregistrés et encaissés s’accentuent, et la visibilité sur la trésorerie s’en trouve altérée. Centraliser les données permet au contraire d’obtenir une vision unifiée des encaissements, de limiter les erreurs de saisie et de garantir la fiabilité du reporting financier.
Grâce aux intégrations de LeanPay avec les principaux ERP et logiciels comptables, toutes les informations liées aux factures et paiements sont synchronisées automatiquement. Cette interconnexion élimine les ressaisies manuelles et vous offre une vision consolidée du cash disponible et à venir. En fiabilisant les données à la source, LeanPay vous facilite le travail et améliore la précision du pilotage de trésorerie.
Piloter la performance en continu
Pour améliorer la gestion des encaissements, il ne suffit pas de suivre les paiements reçus : il faut aussi analyser les tendances et anticiper les décalages de trésorerie. Un pilotage efficace repose sur des indicateurs fiables et sur une lecture actualisée des flux financiers. Ces données permettent d’identifier les points de blocage, d’ajuster les priorités et d’orienter les actions de relance avant qu’un retard ne devienne critique.
Le reporting de recouvrement centralise ces données mises à jour en temps réel. Vous pouvez y analyser l’évolution du DSO, suivre la composition de votre encours client (échu, non échu, en litige…) et visualiser la balance âgée selon les tranches de retard. Les prévisions d’encaissements s’appuient quant à elles sur les comportements de paiement réels et les promesses enregistrées. Ces données offrent une lecture claire et exploitable du poste clients, indispensable pour anticiper les besoins de trésorerie et renforcer la maîtrise du cash.
LeanPay propose d’autres fonctionnalités pour optimiser vos process de recouvrement, comme la gestion du risque, des litiges et du contentieux. Sollicitez-nous pour les découvrir et réduire durablement vos retards de paiement !
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