Facture en souffrance : comment obtenir le paiement ?

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Facture en souffrance : les causes les plus fréquentes

Lorsqu’une facture en souffrance apparaît dans votre poste clients, la première étape consiste à comprendre pourquoi elle n’a pas été réglée. Toutes les situations ne se valent pas : certaines se résolvent en quelques échanges, tandis que d’autres révèlent un litige ou un risque plus profond. Identifier la cause avec précision vous permet ensuite d’adapter votre action et d’éviter que la situation ne s’aggrave. Voici les causes les plus courantes.

Les blocages administratifs

Dans de nombreux cas, la facture n’est pas payée parce qu’elle ne peut tout simplement pas l’être. Erreur dans le montant, absence de bon de livraison, oubli de pièce jointe, validation interne qui traîne… Ces situations génèrent souvent des retards involontaires, surtout dans les organisations où le processus de validation implique plusieurs services.

Les litiges commerciaux ou opérationnels

Un problème de qualité, une prestation partiellement réalisée, une livraison jugée non conforme… Même si le client n’exprime pas immédiatement son mécontentement, ce type de litige peut entraîner une suspension du paiement. Plus le litige est ancien ou mal documenté, plus la résolution peut s’avérer longue.

Les contraintes financières du débiteur

Il arrive également que le débiteur rencontre des tensions de trésorerie ponctuelles ou structurelles, comme :

• l’allongement des délais fournisseurs ;
• la perte d’un gros client ;
• la saisonnalité défavorable.

Une facture en souffrance peut alors être le symptôme d’un risque d’impayé plus large.

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Facture en souffrance : les vérifications essentielles

Lorsqu’il y un risque qu’une facture bascule en souffrance, la première étape consiste à réaliser un diagnostic rapide mais complet. L’objectif est de vérifier que rien n’empêche objectivement le paiement et déterminer dans quelle catégorie de situation se trouve le débiteur avant d’adapter votre action.

S’assurer que la facture a été correctement envoyée et est exploitable

Avant d’aller plus loin, vérifiez que la facture :

• a bien été transmise au bon destinataire (service comptable, portail fournisseur, adresse dédiée) ;
• contient toutes les informations nécessaires à son traitement (références, montant, date, conditions, mentions obligatoires, documents prouvant la réalisation de la livraison ou de la prestation, RIB).

Cette vérification simple permet souvent d’écarter les causes “techniques” les plus courantes, sans refaire la liste détaillée déjà présentée dans les causes possibles.

Confirmer qu’aucune contestation ne bloque le règlement

Contactez votre interlocuteur pour vous assurer qu’aucune réserve, contestation ou demande de clarification ne retarde le paiement. Il peut s’agir d’un point mineur (prestation à confirmer, quantité discutée…) ou d’un litige plus important.

L’objectif ici n’est pas de détailler tous les types de litige, mais de vérifier si la facture est payable ou si une étape de résolution est nécessaire avant toute relance.

Vérifier que la prestation ou la livraison a bien été validée en interne

Dans certaines entreprises débitrices, le paiement ne peut être déclenché que lorsque le service opérationnel, achats ou technique a validé la prestation. Une validation en attente suffit parfois à expliquer un retard.

Confirmer auprès du débiteur que la prestation a bien été validée permet donc souvent de comprendre l’origine du retard et d’accélérer la mise en paiement.

Obtenir la position du débiteur sur la facture

Une fois les vérifications techniques effectuées, il est essentiel de connaître la position du débiteur :

• la facture est reconnue : le paiement est prévu ;
• la facture est contestée : un traitement du litige est nécessaire ;
• le débiteur connaît une difficulté temporaire : un accord adapté pourra être envisagé.

Cette étape permet de comprendre dans quelle situation vous vous trouvez réellement.

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Facture en souffrance : quelles actions mener selon la situation ?

Chaque facture en souffrance nécessite une réponse adaptée. Une action trop faible peut laisser le retard s’installer ; une action trop forte peut dégrader la relation commerciale. L’enjeu est donc de choisir le bon niveau d’intervention et de suivre l’accord jusqu’à son règlement, car une action non suivie perd rapidement son efficacité.

Faible retard ou débiteur habituellement fiable

Lorsque la facture vient tout juste d’être échue ou que le client règle généralement dans les délais, une relance cadrée suffit souvent à débloquer la situation.

Votre objectif :

• rappeler la facture (montant, échéance, référence, pièce jointe si besoin) ;
• vérifier que la facture est bien en cours de traitement côté débiteur ;
• obtenir une réponse rapide pour lever le blocage.

C’est le niveau d’action le plus léger, mais essentiel pour éviter qu’un retard ponctuel ne s’installe dans la durée.

Retard confirmé

Lorsque le retard persiste malgré les premières relances et que la facture est reconnue, il devient nécessaire de passer d’une simple indication à un engagement de règlement.

Le but est alors de :

• faire confirmer par écrit une date précise de paiement, et non plus seulement un horizon approximatif ;
• vous assurer que toutes les conditions sont réunies côté débiteur (litige réglé, validation interne effectuée, documents disponibles) afin que rien n’empêche le règlement à cette date ;
• identifier clairement l’interlocuteur responsable du paiement, pour faciliter le suivi et éviter les renvois entre services ;
• conserver cet engagement par écrit (email, message court), de manière à disposer d’un support en cas de non-respect de la date convenue.

À ce stade, la formalisation peut prendre la forme d’une promesse de paiement. Ce n’est pas encore un échéancier, mais c’est un premier niveau d’accord indispensable avant d’aller vers des actions plus structurées.

Retard important ou récurrent

Lorsque la facture en souffrance est ancienne, le montant est élevé ou votre débiteur présente des retards répétés, un échéancier de paiement devient plus adapté. Il doit préciser :

• les montants répartis par tranche ;
• les dates exactes de paiement ;
• les modalités pratiques (mode de paiement, interlocuteur responsable du suivi, etc.) ;
• les conséquences en cas de non-respect (annulation de l’échéancier, reprise de la procédure standard, bascule vers une mise en demeure…).

Ce type d’accord apporte un cadre plus solide tout en restant amiable.

Silence prolongé ou absence de coopération

Si le débiteur ne répond plus ou refuse de se positionner, il devient nécessaire de passer à des actions plus fermes :

• envoi d’un courrier de relance final ;
• mise en demeure ;
• transmission éventuelle du dossier à un tiers (huissier, cabinet de recouvrement externe, avocat…).

Cette phase n’est pas systématique, mais devient indispensable lorsque les échanges amiables n’aboutissent plus.

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Comment LeanPay aide à réduire les factures en souffrance ?

Les factures en souffrance ne résultent pas uniquement d’un manque de relance : elles sont souvent liées à des informations incomplètes, à un manque de visibilité ou à des échanges dispersés entre les équipes. Notre logiciel de recouvrement LeanPay centralise ces éléments et vous aide à sécuriser plus rapidement le règlement.

Automatiser les relances sans perdre la personnalisation

LeanPay automatise vos relances selon vos propres scénarios tout en vous permettant de personnaliser chaque message pour préserver la qualité de la relation client.

Les règles d’automatisation facilitent également la gestion du processus de recouvrement en déclenchant des actions clés en fonction des mises à jour dans vos données clients.

Donner de la visibilité au débiteur via un portail en ligne

Votre débiteur peut accéder à un portail client regroupant :

• les factures en attente ;
• les documents associés ;
• un espace d’échange interactif ;
• la plateforme de paiement sécurisée.

Cette transparence réduit les allers-retours et accélère la prise de décision côté débiteur.

S’appuyer sur un reporting dédié au poste clients

LeanPay met à disposition un reporting de recouvrement clair et mis à jour en temps réel, avec les principaux indicateurs du poste clients (DSO, balance âgée, encours client…).

Cette visibilité vous permet :

• d’identifier rapidement les factures en souffrance ;
• de mesurer l’efficacité de vos actions ;
• d’adapter votre stratégie de recouvrement.

Détecter les risques clients

Grâce aux intégrations avec les principaux fournisseurs d’informations financières et assureurs-crédit, LeanPay vous aide à repérer en temps réel les comportements inhabituels et à prioriser les comptes nécessitant une vigilance particulière.

Le scoring et les limites de crédit conseillé aident à anticiper les risques. Vous êtes immédiatement alerté lorsqu’un débiteur dépasse les limites d’encours établies, ou en cas de procédure collective.

Faciliter la résolution des litiges et contentieux

Vous pouvez mettre une facture en litige, la catégoriser et la suivre jusqu’à sa résolution grâce à l’historique des actions menées.

Lorsque le passage au contentieux est inévitable, LeanPay vous permet de constituer un dossier complet et de l’envoyer à votre huissier, avocat ou cabinet de recouvrement externe en quelques clics. Comme pour les litiges, vous pouvez suivre l’évolution du dossier directement dans l’interface.

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Notre logiciel de recouvrement peut vous aider à réduire d’au moins 40 % votre DSO. Découvrez comment lors d’une démo avec l’un de nos experts !

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Facture en souffrance : FAQ

Qu’est-ce qu’une facture en souffrance ?

Une facture est dite en “souffrance” lorsqu’elle n’a pas été réglée après son échéance contractuelle ou légale, sans justification valable. Elle se distingue d’un simple retard ponctuel par sa durée et par l’absence de scénario clair de règlement.

Quelle différence entre “facture échue” et “facture en souffrance” ?

Une facture échue est simplement arrivée à son échéance : elle peut être réglée dans les jours qui suivent, sans situation problématique.

Une facture en souffrance est une facture échue dont le paiement tarde réellement, souvent faute de validation, d’information, de suivi ou d’engagement du débiteur.

Une facture en souffrance peut-elle encore être réglée à l’amiable ?

Oui. La majorité des factures en souffrance se résolvent encore à l’amiable, à condition de structurer les relances, de clarifier les points bloquants et d’obtenir un engagement écrit (promesse de paiement ou échéancier).

Comment réduire les factures en souffrance ?

Une gestion efficace du poste clients (relances régulières, suivi des engagements, visibilité sur les litiges, pilotage des encours) avec une solution comme LeanPay permet de réduire significativement le risque.