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En credit management, il faut savoir ménager le choux et la chèvre. D'un côté, vous devez conserver une bonne relation avec vos clients lors de vos échanges commerciaux et de l'autre, ces derniers doivent vous payer en temps et en heure. Or, il peut être difficile de maintenir de bons rapports si votre client ne règle pas à temps ses factures. Dans ce cas, vous pouvez lui proposer un échéancier de paiement pour vous adapter à ses difficultés.
Avantageux pour les deux parties, c'est l'option idéale pour régler ce type de litige à l'amiable. Faites attention cependant à ce que certaines conditions soient remplies avant d'établir un échéancier de paiement.
Vous devez vous assurer que votre client puisse régler sa créance échelonnée et que vos intérêts soient respectés dans sa mise en application. Voici nos conseils pour savoir quand et comment négocier un échéancier de paiement avec votre débiteur.
En bonus de cet article, nous vous proposons de télécharger ci-dessous un modèle Excel d'échéancier de paiement 🎁.
Qu'est-ce qu'un échéancier de paiement ?
L'échéancier de paiement vous permet de recouvrer à l'amiable votre créance, vous évitant ainsi d'avoir recours à une procédure judiciaire plus coûteuse et longue. Grâce à cette alternative, vous avez la possibilité d'étaler le paiement de la créance de votre client dans le temps en lui proposant de régler de petites sommes à des intervalles réguliers. L'idée est de permettre à chacun d'entre vous de conserver vos intérêts :
- le débiteur n'est pas poursuivi en justice
- vous êtes payé sans avoir à effectuer de dépenses supplémentaires
C'est une des bonnes pratiques du credit management.
Bien souvent, lorsqu'un client ne règle pas ses créances, c'est parce qu'il traverse une période de difficultés financières temporaires. Cela peut être dû à un décalage entre ses paiements et ses encaissements ne lui permettant pas de régler ses factures dans le temps voulu. N'importe quelle entreprise peut être touchée par ce type de difficultés.
Soyez indulgent et pensez à votre relation commerciale sur le long terme. Votre client appréciera certainement votre compréhension de sa situation et sera donc plus enclin à faire de nouveau affaire avec vous dans le futur.
L'important est de pouvoir recevoir votre paiement en totalité. Gardez ceci en tête avant d'établir un échéancier de paiement. Grâce à cette méthode, vous vous offrez une nouvelle chance de récupérer votre argent.
L'échéancier de paiement représente donc de multiples avantages. Il n'empêche que certaines conditions doivent être remplies pour pouvoir mettre en place cette solution à l'amiable sans engendrer davantage de difficultés pour vous ainsi que pour votre débiteur.
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Bruno G. - Directeur administratif et financier
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Conditions préalables à la négociation d'un échéancier de paiement
Un échéancier de paiement est une procédure utile mais qui nécessite une certaine préparation en amont. Déjà, assurez-vous d'être vous-même irréprochable sur votre facturation. Vos factures doivent en effet comporter toutes les mentions obligatoires. Il ne faudrait pas donner à votre client des billes pour retarder son paiement. C'est d'ailleurs un des problèmes les plus fréquents en matière de gestion du poste clients.
Pour maximiser les chances de réussite de cette méthode de paiement, vous devez bien évaluer le profil de votre client pour être sûr qu'il sera enclin et en mesure financièrement de pouvoir procéder au paiement de sa créance.
S'assurer de la bonne foi du client
La bonne foi du débiteur est sûrement le facteur essentiel à la réussite d'une procédure d'échelonnement de paiement. Si votre client n'est pas honnête dans son intention de vouloir vous payer, il ne le fera pas. Même si vous lui proposez des alternatives amiables. C'est pour cette raison qu'il est impératif de procéder à une évaluation poussée de la capacité de règlement du débiteur.
Évaluer la situation financière du débiteur
La situation financière de votre client permettra de vous indiquer si les difficultés qu'il rencontre actuellement sont temporaires ou non. Renseignez-vous sur des plateformes telles que la DGCCRF pour savoir si votre client a fait l'objet de sanctions précédemment. Si votre débiteur est considéré comme ayant un profil de mauvais payeur, vous aurez peut-être du mal à recevoir votre paiement. Le chiffre d'affaires, le bénéfice, la rentabilité et la solvabilité sont également de bons indicateurs de la santé financière d'une entreprise.
Identifier les difficultés à l'origine du retard de paiement
Identifiez les raisons des difficultés de votre client. Il se trouve peut-être simplement dans la même situation que vous : ses clients ne règlent pas leurs factures à temps. Cette situation n'est alors que temporaire, l'échéancier de paiement vous permet dès lors d'éviter un effet boule de neige de retard de paiement qui aurait à son tour des conséquences sur votre capacité à régler vos fournisseurs. Si vous souhaitez réduire vos retards de paiement, pensez à optimiser votre délai de paiement moyen.
Se renseigner sur les prochains encaissements du client
Si les difficultés que rencontre le débiteur sont liées à un décalage entre ses paiements et ses recettes, essayez de savoir à quelle date il recevra son prochain règlement. Ainsi, vous aurez une meilleure idée du temps à lui accorder pour échelonner sa créance. Le délai doit quand même être court, pour ne pas laisser traîner la créance, mais réaliste : ne mettez pas le débiteur plus en difficulté qu'il ne l'est déjà.
Envisager une relation commerciale future
Une relation commerciale de longue durée doit être conservée. Ne proposez pas d'échelonnement de paiement à un client avec qui vous ne faites affaire qu'une seule fois. Cette procédure doit être considérée avec une approche sur le long terme pour faciliter vos futurs échanges. D'ailleurs, pour vos clients historiques et en qui vous pouvez avoir confiance, vous pouvez même vous tourner vers l'escompte commercial. L'idée est de leur proposer une petite remise s'ils payent avant la date d'échéance. Cela peut être complémentaire à l'échéancier de paiement.
Modèle Excel d'échéancier client à télécharger 🎁
Nous vous proposons de télécharger GRATUITEMENT un échéancier client Excel qui vous permettra de suivre vos factures et paiements en cours et de visualiser votre encours clients, votre balance âgée ainsi que votre activité récente en temps réel et de manière automatisée. Ce modèle calcule automatiquement :
- la date d'échéance d'une facture
- le nombre de jours de retard d'une facture échue
- la somme des créances non échues
- les montants déjà payés
- les sommes encore en attente
Les tableaux de bord de l'encours, de la balance âgée et toute votre activité récente sont aussi mis à jour automatiquement.
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Nos conseils pour réussir à négocier un échéancier de paiement
- Assurez-vous de la bonne foi de votre client en lui demandant de procéder à un premier versement immédiat, comme un acompte, pour qu'il puisse prouver son engagement à l'accord convenu.
- L'échéancier de paiement vise à soulager le débiteur du coût de sa facture en l'étalant dans la durée. Mais cette démarche perd son intérêt si vous convenez d'un délai trop étendu ou trop court, encore une fois pensez à préserver vos intérêts mais aussi ceux de votre client.
- Dans le cas où vous seriez amené à recourir à une procédure judiciaire malgré tout, l'échéancier de paiement peut faire preuve de reconnaissance de dette auprès de la justice. Cela facilitera ainsi votre procédure de contentieux.
- Dès que vous avez convenu d'un échéancier de paiement avec votre client, pensez à suivre convenablement les futurs versements. Avoir une vue d'ensemble et en temps réel des paiements que vous recevez vous permet de réduire votre délai de paiement.
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