Facture impayée : modèles de lettre de relance

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Ce qu’une lettre de relance doit toujours contenir

Qu’il s’agisse d’un envoi simple ou recommandé, pensez à faire figurer les éléments suivants dans votre lettre de relance : cela permettra de cadrer correctement la demande de paiement.

• Les coordonnées de votre entreprise et celles de votre client ;
• la référence de la facture concernée (numéro, montant, date) ;
• la date d’échéance initiale ;
• les pénalités de retard et le montant de l’IFR ;
• les conséquences possibles en cas de non-paiement .

Le ton doit rester professionnel : direct, sans être agressif et ferme, sans être menaçant. N’oubliez pas que votre objectif est d’obtenir le paiement, pas de rompre définitivement votre relation commerciale.

Quelle est la différence entre une lettre de relance et une mise en demeure ?

La lettre de relance est une démarche amiable. La mise en demeure est, quant à elle, un acte juridique, obligatoirement envoyé par recommandé. Elle constitue le point de départ pour toute action judiciaire. Elle peut être rédigée par votre entreprise ou par un professionnel mandaté.

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À quel moment envoyer une lettre de relance ?

Votre lettre de relance doit intervenir une fois que vos rappels par email, SMS ou téléphone sont restés sans réponse. C’est une étape importante de votre processus de relance qui vous permet d’instaurer une forme de pression plus importante. Chaque relance va être un levier pour inciter au règlement. Elle va aussi constituer une preuve en cas de contentieux.  Voici un exemple de séquence que vous pouvez mettre en place.

• J-5 : relance préventive par e-mail pour rappeler l’échéance à venir ;
• J+7 : première relance par email ou sms (selon la typologie du client et le canal sur lequel il est le plus disponible)
• J+13 : appel téléphonique pour permettre de comprendre les raisons du retard de paiement. Selon les cas, cela peut être le moment de proposer un échéancier de paiement.
• J+17 : dernière relance par mail en rappelant les engagements pris. Le ton peut être plus ferme.
• J+22 : première relance par courrier simple. Le canal de la lettre induit de fait une gradation dans la gravité du retard.
• J+28 : deuxième lettre de relance simple couplée avec un mail. Le ton ici est très ferme et il faut mentionner qu’il s’agit de la dernière relance avec mise en demeure.
• J+ 33 : Lettre de mise en demeure envoyée en recommandé avec accusé de réception.
• J+40 et plus : si la mise en demeure n’a toujours pas déclenché un paiement, alors il faut transmettre le dossier à un partenaire de recouvrement judicaire.

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3 modèles de lettres de relance

1- Modèle de lettre de relance simple envoyée à J+22

Ce premier envoi par lettre simple vise à rappeler une nouvelle fois à votre client les engagements de paiement convenus. Vous pouvez y rappeler les délais contractuels, les pénalités de retard applicables etc. Il marque un tournant dans votre communication avec le débiteur : le ton est plus ferme, mais reste professionnel et courtois.

Voici un modèle de première lettre de relance simple :

Objet : Rappel de paiement - facture n°[XXX] en retard de [XXX]  jours

[Civilité du client] [Nom du client]

Nous constatons que la facture n°[XXX], d’un montant de [XXX] € TTC, émise le [date], et arrivée à échéance le [date], reste à ce jour non réglée.

Conformément à nos conditions générales de vente, nous vous remercions de bien vouloir procéder à son paiement dans un délai de 6 jours à compter de la réception de ce courrier.

Passé ce délai, des pénalités de retard pourront être appliquées, ainsi que l’indemnité forfaitaire prévue à l’article L.441-10 du Code de commerce.

Nous vous joignons un duplicata de la facture pour référence. Si le paiement a déjà été effectué, merci d’ignorer cette relance ou de nous transmettre votre justificatif.

Restant à votre disposition pour tout complément d’information, veuillez agréer, [Civilité du client], nos salutations distinguées.

[Signature]

2- Modèle de lettre de relance en recommandé envoyée à J+28

Si vous n’obtenez pas de réponse, une seconde relance par lettre s’impose. Cette fois, le ton devient beaucoup plus ferme. Il s’agit de votre dernier rappel amiable avant passage au recommandé. Pensez à envoyer une copie de ce courrier par e-mail en parallèle.

Il est essentiel d’y préciser :

• Qu’il s’agit de la dernière relance avant la mise en demeure ;
• que le dossier est susceptible d’être transmis pour recouvrement contentieux ;
• le montant exact dû, pénalités et IFR inclues

Vous pouvez utiliser le modèle ci-dessous :

Objet : Dernier rappel avant mise en demeure – facture impayée n°[XXX]

[Civilité du client] [Nom du client]

Malgré nos multiples relances précédentes, la facture n°[XXX], d’un montant de [XXX] € TTC, émise le [date] et échue depuis le [date], reste toujours impayée à ce jour.

Nous vous demandons de régulariser la situation dans un délai de 6 jours calendaires. À défaut, nous serons contraints de vous adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, préalable à un éventuel transfert de dossier à un tiers mandaté pour recouvrement judiciaire.

Ce courrier constitue notre dernier rappel amiable. Nous vous rappelons qu’au montant de la facture s’ajoutent des pénalités de retard de [montant des pénalités] ainsi que l’indemnité forfaitaire légale de 40 €, conformément à la réglementation en vigueur.

Dans l’attente d’un retour rapide de votre part, veuillez recevoir, [Civilité du client], nos salutations distinguées.

[Signature]

3- Modèle de lettre de mise en demeure (recommandé avec AR) envoyée à J+33

Ce courrier recommandé marque officiellement l’ouverture de la phase contentieuse. Il doit comporter toutes les mentions légales requises (montant, pénalités, IFR, délai accordé, menace de procédure).

Vous trouverez un guide complet et un modèle de lettre de mise en demeure dans notre article : “La lettre de mise en demeure pour facture impayée”.

Si le lettre de mise en demeure est restée sans effet, alors vous pouvez constituer un dossier de recouvrement pour la phase judiciaire.

C’est tout à fait possible avec notre logiciel de relance clients LeanPay. En deux clics, créez votre dossier contentieux composé des pièces comptables, de l’historique des échanges, des relances envoyées (tous canaux, pas que lettre de relance), de la lettre de mise en demeure et de documents annexes si besoin.

Ce dossier constitue une preuve recevable, démontrant que vous avez respecté vos obligations d’information et tenté toutes les voies amiables avant d’engager une procédure. C’est une sécurité juridique en cas de contestation du débiteur.

Un fois le dossier réalisé, vous pouvez le transmettre à par mail à votre prestataire de recouvrement habituel (cabinet spécialisé, huissier, avocat…) ou à notre partenaire Atradius.

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