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Pour les équipes finance, les retards de paiement constituent un sujet de préoccupation majeur. Il n’est pas rare que les délais de paiement accordés aux clients ne soient pas respectés et que la trésorerie de l’entreprise en souffre.
Malgré toutes les précautions prises lors du choix des clients, de la négociation contractuelle et de la facturation, ces retards restent encore trop nombreux et appellent à agir. Après avoir mis en place une procédure de recouvrement amiable automatisée, les délais de paiement ont pu se réduire.
Mais certains clients refusent encore de régler leurs dettes dans les délais convenus. Avant de devoir se tourner vers le recouvrement judiciaire des impayés, il reste un dernier recours : la lettre de mise en demeure.
Dans cet article, nous expliquons ce qu’implique l’envoi d’une mise en demeure à votre client ainsi que la démarche à suivre pour la rédiger et l’envoyer. Nous abordons également les recours possibles si votre entreprise reçoit une mise en demeure.
Afin de vous faciliter cette tâche, nous mettons à votre disposition gratuitement 🎁 un modèle de lettre de mise en demeure que vous pouvez remplir et personnaliser selon vos besoins.
Lettre de mise en demeure : définition
La mise en demeure est une action engagée par le créancier qui vise à demander au débiteur de procéder à la régularisation de sa situation. Il s’agit généralement de la dernière étape d’une procédure de recouvrement amiable avant de pousser le litige en justice.
Ce qui différencie cette lettre d’un courrier de relance classique, c’est sa valeur juridique.
Concrètement, la mise en demeure implique :
- L’envoi d’une lettre au débiteur pour qu’il soit notifié de la situation ;
- La mise en demeure du débiteur, qui peut entraîner des poursuites judiciaires si la situation ne s’arrange pas.
Avant de recourir à la lettre de mise en demeure, les équipes finance doivent pouvoir s’appuyer sur des éléments factuels et documentés pour justifier le passage à une étape formelle. Notre logiciel de credit management LeanPay accompagne cette phase amont en structurant le suivi du poste clients, notamment grâce à :
- le suivi des échéances de paiement et des factures arrivées à échéance ;
- la centralisation des indicateurs clés de chaque client ;
- la visibilité sur les factures impayées et les retards persistants ;
- la mise en place de plans de relance client personnalisés, intégrant différentes étapes selon le niveau de retard, dont une étape de courrier recommandé, préalable possible à l’envoi d’une mise en demeure.
Cette structuration progressive vous permet d’intervenir au bon moment, avec un niveau de formalisation adapté, avant d’engager une mise en demeure formelle ou une procédure judiciaire.
Une solution agile et en évolution
Mis en place avec un connecteur Sage 100 parfaitement opérationnel, LeanPay fait consensus au sein du service ADV, comptable, commercial et service client !
L’objectif de baisse du DSO de 40% au niveau de notre groupe a été atteint en moins d’un an. La structuration des process de suivi des clients, de relance et de recouvrement grâce à LeanPay a eu un impact très concret sur notre BFR et notre trésorerie.
Bruno G. - Directeur administratif et financier
Plus de 3.000 professionnels de la finance nous notent 4.93/5.
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Comment rédiger une lettre de mise en demeure ? Les bonnes pratiques
Dans sa forme, tout comme dans son contenu, l’envoi d’une lettre de mise en demeure reste une méthode de contact relativement simple. Mais pour que ce document soit recevable aux yeux de la justice et qu’il suscite une réaction de la part de votre client, il est nécessaire de respecter certaines bonnes pratiques lors de sa rédaction et de son envoi.
Lettre de mise en demeure : mentions obligatoires
Son caractère officiel et sa valeur juridique en font une étape inévitable quand une procédure de recouvrement judiciaire est envisagée par la suite.
Pour que ce document soit recevable, il doit être adressé au débiteur par un huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception. Certaines mentions obligatoires doivent également y figurer. Vous pouvez rédiger vous-même la lettre de mise en demeure. À noter que lorsque le recouvrement est externalisé, la société de recouvrement mandatée peut également s’en charger et envoyer la lettre au nom de l’entreprise.
Pour qu’elle puisse avoir de la valeur aux yeux d’un juge, la lettre de mise en demeure doit impérativement comporter les éléments suivants :
- La date de rédaction ;
- Les coordonnées de l’expéditeur ;
- Les coordonnées du destinataire ;
- La nature du litige opposant l'entreprise créancière au débiteur ;
- Un rappel du montant qui vous est dû ;
- Le délai accordé au débiteur pour régler la situation. Il doit être précis et raisonnable pour qu’il puisse prendre les dispositions nécessaires dans le temps qui lui est accordé ;
- Les conséquences en cas de non-paiement, généralement l’ouverture de poursuites judiciaires ;
- La mention complète “mise en demeure” dans l’en-tête du courrier.
Huissier de justice, juge... De nombreux acteurs interviennent dans une procédure de recouvrement judiciaire. C'est pourquoi, nous avons rédigé un article dédié pour présenter les rôles de chacun.
Une lettre de mise en demeure doit-elle être manuscrite ?
La rédaction d’une mise en demeure est à la portée de tous à condition de bien y faire apparaître les mentions obligatoires mentionnées ci-dessus et d’utiliser des arguments recevables pouvant être appuyés par des preuves.
Ce sont les seuls éléments qui doivent obligatoirement être inclus dans ce document. Son format peut varier selon vos préférences. Vous pouvez la rédiger à la main ou électroniquement.
À quel moment envoyer une lettre de mise en demeure ?
Bien qu’étant rapide à mettre en œuvre, le moment auquel vous effectuez la démarche d’envoi ne se fait pas n’importe quand.
L’émission d’une lettre de mise en demeure intervient à un moment crucial du recouvrement et ne doit pas être prise à la légère en étant envoyée trop tôt.
C’est seulement après avoir usé de tous les moyens à votre disposition pour relancer votre client à l’amiable qu’il est possible et pertinent d’envisager une mise en demeure.
Au vu des implications juridiques et financières que ce document peut entraîner (procédure judiciaire longue, appel à un huissier ou un avocat, règlement de pénalités et de dédommagement par le client), nous vous conseillons de peser cette décision et de voir si d’autres recours ne sont pas plus intéressants. Ceci vous permettra notamment d’économiser du temps et de l’argent, mais également de conserver une bonne relation avec votre client, si son comportement de paiement n’a pas encore totalement dégradé vos rapports.
En pratique, aucun délai minimum n’est à respecter pour envoyer une lettre de mise en demeure. Il est cependant important de ne pas le faire trop tard. Le délai de prescription pour une facture impayée étant de 5 ans, passé ce délai, votre demande auprès de la justice pourra être contestée par le débiteur.
🎁 Exemple de lettre de mise en demeure
Pour vous faire gagner du temps et vous éviter de commettre des erreurs lors de la rédaction de votre lettre de mise en demeure, nous mettons à votre disposition GRATUITEMENT un modèle PDF de lettre de mise en demeure !
Pour vous l'approprier, vous n'avez qu'à indiquer les informations nécessaires dans les parties en italique. Ce modèle possède l'ensemble des mentions obligatoires devant figurer dans une lettre de mise en demeure et pourra vous aider à entamer une procédure de recouvrement judiciaire.
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Quelle procédure suit l’envoi d’une mise en demeure ?
Vous avez respecté la démarche de rédaction et d’envoi de votre lettre de mise en demeure à votre client. L’huissier qui a servi d’intermédiaire ou bien l’accusé de réception vous confirme sa bonne réception par votre client.
Maintenant que pouvez-vous faire ? Deux cas de figure s’offrent à vous :
- Votre client réagit au cours du délai que vous lui avez accordé. Il régularise sa situation et procède au paiement de sa facture. Tout rentre dans l’ordre et vous pouvez reprendre vos relations commerciales.
- Votre client ne réagit toujours pas après le délai mentionné dans la mise en demeure, vous pouvez ouvrir une procédure de recouvrement judiciaire auprès d’un professionnel. Vous pouvez alors enchaîner avec une injonction de payer ou une procédure de recouvrement simplifié. À condition bien sûr que votre client débiteur ne soit pas en redressement judiciaire ou en liquidation judiciaire. Les procédures judiciaires entamées à l'encontre d'une entreprise en procédure collective sont en effet suspendues. Saut pour le mandat ad hoc puisqu'il s'agit d'une procédure confidentielle.
En cas d’absence de réaction du client après l’envoi d’une mise en demeure, la gestion du dossier évolue vers une phase de contentieux, qui nécessite organisation et traçabilité. Pour les équipes finance, il est essentiel de pouvoir constituer rapidement un dossier complet, regrouper les pièces justificatives et suivre l’avancement des procédures engagées.
Avec LeanPay, il est possible de centraliser le suivi des dossiers contentieux sur une seule interface, de constituer et télécharger automatiquement un dossier complet (incluant factures, pièces comptables et historique des échanges) et d’associer vos partenaires de recouvrement ou prestataires externes à leur traitement. Cette structuration opérationnelle du contentieux facilite le pilotage des différentes étapes de la procédure et l’orientation vers les voies judiciaires les plus appropriées.
Sollicitez-nous pour découvrir comment LeanPay peut améliorer le recouvrement amiable de vos créances.
Que faire si vous recevez une lettre de mise en demeure ?
Vous venez de recevoir une lettre de mise en demeure de la part de votre fournisseur ? Si vous considérez que cette dernière est infondée ou non conforme, il est possible de la contester.
Vous pouvez contester une lettre de mise en demeure pour trois motifs :
- La raison de la mise en demeure n’est pas fondée car elle n’existe pas ou ne correspond pas au montant de la créance.
- La mise en demeure n’est pas conforme aux exigences légales car certaines mentions obligatoires sont manquantes ou incomplètes.
- La créance concernée par la mise en demeure a dépassé sa date de prescription.
Pour répondre, vous devez vous adresser directement au créancier en détaillant le motif de la contestation. Si vous avez reçu la mise en demeure par l’intermédiaire d’un huissier ou d’une société de recouvrement, il est conseillé de l'informer de la contestation du document.
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Pour en savoir plus sur le recouvrement judiciaire des impayés :
