Cycle d'exploitation : définition et leviers d'amélioration

Les phases du cycle d’exploitation

On distingue trois grandes phases dans le cycle d'exploitation :

• Phase d'approvisionnement

Cette première étape correspond aux achats nécessaires au bon fonctionnement de l’activité : matières premières, marchandises, fournitures, sous-traitance etc. Ces dépenses, souvent engagées bien avant la vente, peuvent générer un besoin de stockage temporaire, avec un impact direct sur la trésorerie. La négociation des délais de paiement fournisseurs et le recours à des solutions de financement court terme (affacturage, reverse factoring) permettent d’en limiter l’impact.

• Phase de production

L’entreprise transforme ou prépare les ressources achetées pour en faire des biens ou des prestations prêtes à être vendues. Cette étape mobilise des moyens humains (salaires, main-d’œuvre), matériels (machines, locaux) et techniques (logiciels, énergie), ce qui entraîne des décaissements supplémentaires. Même dans les entreprises de services, cette phase existe : il s’agit du temps nécessaire à la réalisation effective de la mission ou du service vendu. Plus cette étape est longue, plus elle ralentit la rotation des flux.

• Phase de commercialisation

La dernière phase du cycle d’exploitation couvre l’ensemble du processus allant de la vente à l’encaissement : négociation commerciale, facturation, relance client, traitement des litiges, jusqu’au règlement effectif. Elle peut aussi inclure des dépenses marketing, des remises ou des frais de distribution.

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Ces trois étapes forment l’ossature du cycle d’exploitation de l’entreprise et conditionnent sa capacité à encaisser rapidement.

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Cycle d'exploitation : le rôle du poste clients

Parmi les composantes du cycle d'exploitation, le poste clients est souvent la plus critique. Les délais de paiement sont rarement optimisés, les relances parfois irrégulières et les litiges peuvent retarder fortement l'encaissement.

Un DSO élevé traduit une mauvaise rotation des comptes clients : plus vos encaissements sont lents, plus votre trésorerie reste mobilisée, ce qui par conséquent allonge votre cycle d’exploitation.

Par exemple, une PME dont les clients règlent en moyenne à 75 jours immobilise en permanence l’équivalent de deux mois et demi de chiffre d’affaires en créances non encaissées. Ce cash immobilisé représente autant d’opportunités manquées pour investir, recruter ou tout simplement faire face à ses propres échéances.

De plus, chaque jour de retard dans l'encaissement augmente le risque d'impayé. En cas de défaillance du client, la créance peut être totalement perdue.

5 leviers concrets pour améliorer durablement son cycle d'exploitation

Accélérer son cycle d’exploitation ne passe pas uniquement par un meilleur suivi comptable : cela implique des actions concrètes sur les processus, les outils et la collaboration interne. Voici cinq leviers à activer pour améliorer durablement la rotation de vos flux.

Réduire les délais de paiement client

Des conditions générales de vente précises, des incitations à payer plus tôt (via un escompte par exemple), et une politique de crédit claire permettent de réduire les délais sans nuire à la relation commerciale. En complément, notre logiciel de recouvrement LeanPay facilite l'application concrète de ces délais grâce à un processus de recouvrement entièrement structuré, de la relance préventive jusqu’au dossier contentieux, permettant une réduction tangible du DSO.

Digitaliser la facturation et les relances

Automatiser la création, l’envoi et le suivi des factures permet d’éviter les retards administratifs et de garantir une meilleure traçabilité. Une facturation fluide (sans erreur ni délai) est un prérequis à des relances efficaces, car sans facture bien émise, difficile de réclamer un paiement dans les temps. Dans cette continuité, LeanPay permet de déclencher automatiquement des relances adaptées au profil du client (fréquence, canal, contenu…), tout en conservant la main sur la relation client. C’est un atout clé pour améliorer la ponctualité des paiements.

Mettre en place un pilotage clair du poste clients

Le suivi régulier des encours, du DSO et de la balance âgée offre une vision précise et permet d’agir plus rapidement en cas de dérives. Notre reporting de recouvrement centralise tous les indicateurs clés du poste clients en temps réel. De plus, nos intégrations avec Altares, Creditsafe, Allianz Trade, Coface, Infolegal et Ellisphere permettent d’évaluer la solidité financière des clients, de détecter les signaux faibles (retards récurrents, incidents, litiges) et d’adapter vos priorités de relance. Vous pouvez ainsi anticiper les risques, sécuriser votre portefeuille et améliorer la performance globale du recouvrement.

Fluidifier le traitement des litiges

Une meilleure collaboration entre les équipes commerciales, comptables et recouvrement aide à résoudre plus vite les blocages qui freinent l’encaissement. LeanPay facilite cette coordination grâce à sa fonctionnalité gestion des litiges : chaque désaccord peut être signalé, qualifié, tracé et affecté à un responsable, avec un suivi centralisé. Les factures concernées sont automatiquement exclues des plans de relance, ce qui évite les relances inappropriées et améliore l’expérience client. Cela permet de traiter les litiges plus rapidement, d’améliorer la traçabilité et de fluidifier l’encaissement dès qu’un accord est trouvé.

LeanPay a aidé le groupe Serpe a baissé son DSO de 24 jours. Faites-nous signe si vous souhaitez faire de même !