Mail de relance en anglais : exemples et bonnes pratiques

Trouver le bon équilibre entre politesse et clarté

Dans un mail de relance en anglais, le ton employé est déterminant. Une formulation trop directe peut être perçue comme abrupte, tandis qu’un message excessivement prudent risque de diluer la demande. L’enjeu consiste à formuler clairement l’action attendue, tout en conservant un registre professionnel et respectueux.

Concrètement, cela passe notamment par :

• des formulations courtoises qui introduisent la demande sans l’affaiblir

“I hope you are doing well. I am writing to follow up on the invoice referenced below.”

• une demande explicite, formulée de manière simple et compréhensible

“Could you please confirm when we can expect payment for this invoice?”

• un vocabulaire mesuré, sans accusation implicite

Certains termes (comme “overdue”, “failure to pay”, “immediate payment required”, ou “we demand payment”) peuvent détériorer la relation commerciale s’ils sont utilisés sans nuance. Ils doivent être réservés aux relances plus avancées et employés avec discernement.

Rester factuel dans un mail de relance en anglais

Un mail de relance en anglais, comme en français, doit pouvoir être compris en quelques secondes. Les informations essentielles doivent être identifiables immédiatement, sans obliger le destinataire à relire l’historique des échanges.

Il est donc recommandé de rappeler systématiquement :

• la référence de la facture ;
• la date d’échéance initiale ;
• le montant à régler ;
• l’action attendue de la part du client (confirmation de paiement ou date de règlement).

Cette approche factuelle limite les allers-retours inutiles et facilite le traitement du mail.

Ajuster le niveau de formalité à la relation commerciale

Le niveau de formalité d’un mail de relance en anglais dépend à la fois du contexte et de la relation commerciale existante. Un premier rappel s’exprimera généralement sur un ton plus diplomatique, tandis qu’une relance plus avancée pourra être formulée de manière plus directe.

Dans tous les cas, il est important de :

• rester cohérent d’une relance à l’autre ;
• adapter le ton à l’historique de la relation ;
• éviter toute rupture brutale dans la manière de s’adresser au client.

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Adapter son mail de relance en anglais au contexte international

Même lorsqu’il est correctement formulé, un mail de relance en anglais peut être interprété différemment selon le pays et la culture professionnelle du destinataire. Les usages en matière de communication écrite varient sensiblement d’un contexte à l’autre, ce qui peut influencer la perception du message et, in fine, la réactivité du client.

Adapter ses relances à ces différences permet d’éviter les malentendus et de préserver la relation commerciale, en particulier dans un cadre international.

Tenir compte des différences culturelles dans la communication

Même si l’anglais est largement utilisé comme langue de travail, il n’existe pas de standard unique en matière de communication professionnelle. Les attentes en termes de ton, de formulation et de niveau de directivité varient selon les pays et les cultures d’entreprise. Ces différences se reflètent dans la manière dont les relances sont perçues et acceptées selon les contextes.

Par exemple, dans un contexte professionnel allemand, une relance directe et factuelle, qui précise clairement l’échéance et l’action attendue, est généralement bien acceptée. À l’inverse, en Espagne, la formulation de la relance est souvent plus progressive et relationnelle, avec une montée en fermeté graduelle au fil des échanges.

Adapter le ton entre anglais britannique et anglais américain

Au sein même des pays anglophones, certaines nuances doivent être prises en compte. L’anglais britannique privilégie généralement des formulations plus indirectes et diplomatiques, tandis que l’anglais américain tend à adopter un style plus direct et pragmatique, sans être perçu comme impoli.

Dans la pratique, cela implique :

• d’utiliser davantage de formules atténuées dans un contexte britannique ;
• de formuler plus clairement l’action attendue dans un contexte américain, tout en conservant un ton professionnel.

Ajuster le rythme et le moment des relances

Le contenu du mail n’est pas le seul élément à considérer. Le timing des relances joue également un rôle important dans leur efficacité. Envoyer un mail en dehors des horaires de travail locaux ou multiplier les relances sur un laps de temps très court peut nuire à leur perception.

Dans un contexte international, il est donc conseillé de :

• tenir compte du fuseau horaire du client ;
• espacer raisonnablement les relances ;
• conserver une cohérence dans le rythme des échanges.

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Mail de relance en anglais : exemples

Les exemples ci-dessous peuvent être utilisés comme base et adaptés selon le contexte, le niveau de formalité attendu et le stade de la relance. Ils illustrent différentes situations courantes en B2B, en respectant les bonnes pratiques évoquées précédemment.

Exemple de mail de relance en anglais : premier rappel

Ce premier mail de relance en anglais vise à relancer le client de manière courtoise, en laissant supposer un simple oubli et sans évoquer explicitement un retard de paiement.

Objet du mail : Invoice [numéro de facture]: first follow-up

Dear [Prénom],

I hope this message finds you well.

I am writing regarding invoice [numéro de facture], issued on [date] and due on [date d’échéance]. According to our records, the payment has not yet been received.

It may simply be an oversight. We would be grateful if you could proceed with the payment at your earliest convenience.

If you are experiencing any difficulties or have questions, please don’t hesitate to contact me.

Best regards,

[Signature]

Exemple de mail de relance en anglais : deuxième rappel

Ce deuxième rappel intervient en l’absence de réponse au premier message. Le ton devient plus structuré et factuel, tout en restant professionnel et non accusatoire.

Objet du mail : Invoice [numéro de facture]: second reminder

Dear [Prénom],

I am following up on my previous messages regarding invoice [numéro de facture], which was due on [date d’échéance] and remains outstanding.

As we have not yet received confirmation of payment, we would appreciate it if you could let us know when settlement is scheduled.

Should there be any issue preventing payment, please inform us so that we can address it accordingly.

Best regards,

[Signature]

Exemple de mail de relance en anglais : relance plus formelle

Cette relance marque une étape plus formelle du processus. Elle rappelle les précédents messages et invite le client à clarifier la situation avant d’envisager des actions supplémentaires.

Objet du mail : Outstanding invoice [numéro de facture]: third reminder

Dear Mr / Ms [Nom],

Despite our previous reminders, payment for invoice [numéro de facture], due on [date d’échéance], has not yet been received.

We kindly ask you to confirm whether payment has been scheduled or to inform us of any issue that may be preventing settlement.

Should we not receive a response from you, we may need to review the next steps regarding this outstanding balance.

Please feel free to contact us should you require any further information.

Kind regards,

[Signature]

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Structurer et suivre ses mails de relance en anglais

Au-delà de la qualité de rédaction d’un mail de relance en anglais, la performance du recouvrement repose sur la structuration des actions et l’analyse de leurs effets. Définir des scénarios adaptés, mesurer ce qui fonctionne et conserver une vision claire de l’historique des relances sont des éléments essentiels pour piloter efficacement les encaissements.

Notre logiciel de recouvrement LeanPay facilite cette démarche en permettant aux équipes finance de :

• Créer des scénarios de relance clients, adaptés à vos critères (clients à risque, saisonnier, ou à relancer en anglais par exemple). Ces scénarios permettent d’automatiser des séquences de relances graduellement, de la notification préventive au courrier plus formel, tout en personnalisant le contenu des messages (montant, échéance, pièces jointes…), la fréquence et le canal d’envoi (SMS, courrier, téléphone, mail).
• Analyser l’impact des relances sur les encaissements. En croisant les actions de relance avec les paiements réellement enregistrés, les équipes peuvent mesurer l’efficacité de chaque étape afin d’identifier les stratégies de relance les plus performantes. Cette approche fondée sur les données permet d’ajuster les scénarios en fonction des résultats observés.

• Consulter un reporting de recouvrement détaillé, qui, en plus d’afficher en temps réel les principaux KPIs du poste clients, montre à la fois l’historique des relances envoyées (par niveau, par période et par client) et le prévisionnel des relances à venir. Cette visibilité aide à prioriser les actions à mener, anticiper les encaissements et suivre la progression des plans de relance dans le temps.

En combinant structuration des relances et analyse de leur impact, LeanPay offre une approche complète du pilotage du recouvrement, facilitant la prise de décision, la visibilité sur les encaissements et la réduction des délais de paiement, y compris lorsque les échanges se déroulent en anglais.

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