À l'occasion d'un webinaire organisé avec la DFCG, nous avons échangé avec Guénaël Agnès, Finance & Control Manager du Groupe TSS. Entre les acquisitions qui se succèdent et les standards à faire respecter dans chaque nouvelle entité, la fonction recouvrement du groupe doit sans cesse s'adapter. Guénaël Agnès nous explique comment son équipe a organisé le recouvrement du groupe pour que chaque nouvelle acquisition s'y intègre sans repartir de zéro.
Avant LeanPay
Recouvrement géré séparément par chaque entité
Pas de bonnes pratiques de relance partagées
Compétences et coûts dupliqués entité par entité
Aucun reporting consolidé pour le groupe
Avec LeanPay
Recouvrement centralisé pour tout le groupe
Des scénarios de relance adaptés à chaque entité
Compétences et coûts mutualisés
Reporting consolidé sur 17 entités
Le Groupe TSS rachète des éditeurs de logiciels métier B2B, généralement des sociétés de 5 à 10 millions d'euros de chiffre d'affaires, bien implantées sur leur marché depuis 20 à 30 ans. Il ne revend jamais les sociétés qu'il acquiert : sa stratégie est de les accompagner durablement, dans une logique de croissance de long terme.
Dès le rachat d'une entité, la comptabilité et le contrôle de gestion sont centralisés au niveau du groupe, pour garantir une vision fiable et homogène de la performance financière de chaque structure. Seuls l'ADV et le recouvrement restent optionnels : chaque entité peut les conserver en local ou les confier aux équipes du groupe. Dans les faits, la plupart font ce second choix, qui renforce l'efficacité des équipes du groupe et permet des économies d'échelle.
Guénaël Agnès résume l'esprit qui guide ces choix :
« Multiplier les outils, c'est multiplier les compétences, donc multiplier les collaborateurs. L'objectif, c'était de rationaliser tout ça. »
Pour le recouvrement en particulier, cet enjeu de rationalisation rejoint directement la stratégie financière du groupe : puisque TSS conserve durablement ses participations, la performance de chaque acquisition dépend largement de sa capacité à transformer son chiffre d'affaires en trésorerie :
« Le cash est un enjeu majeur pour nous, dans le cadre de la rentabilité de nos investissements. »
Cette exigence a naturellement guidé le choix de l'outil : TSS avait besoin d'une solution capable de faciliter la gestion du poste client à l'échelle du groupe, et suffisamment simple à intégrer pour suivre le rythme des acquisitions. Le groupe affiche en effet 10% de croissance organique par an, et 20% de croissance externe par acquisitions.
Le déploiement de LeanPay chez TSS s'est fait progressivement, entité par entité, au fil des acquisitions du groupe. Il s'appuie sur deux piliers : une intégration technique standardisée autour de Sage 1000, et une organisation du recouvrement pilotée depuis une équipe centrale.
LeanPay a été déployé chez TSS en 2023. Les premières entités connectées étaient encore sur Sage 100. L'intégration s'est alors appuyée sur Parthena, un connecteur qui relie Sage 100 à d'autres outils métier. Entre-temps, le groupe a fait de Sage 1000 son outil comptable unique : chaque entité rachetée doit désormais y migrer après son acquisition, ce qui lui permet ensuite d'être reliée à LeanPay. Ce lien technique couvre à la fois les écritures comptables, les fichiers PDF des factures et avoirs, et les coordonnées clients. Aujourd'hui, 17 des 22 entités du groupe sont actives sur LeanPay.
Une fois les entités connectées, tout repose sur deux prérequis : la régularité du rapprochement bancaire, et la qualité de la base de données clients. Le premier conditionne directement la crédibilité des relances envoyées : un encaissement non rapproché à temps peut conduire à solliciter un client qui a déjà réglé sa facture. Chez TSS, ce rapprochement est assuré par l'équipe centralisée, qui dispose ainsi en permanence d'une vision à jour des retards réels.
La qualité de la donnée répond à un enjeu différent, propre à un recouvrement mutualisé : les chargés de recouvrement sont mécaniquement moins proches des clients que ne l'étaient les équipes locales, avec moins de connaissance directe de chaque compte, ce qui nécessite une donnée particulièrement fiable pour compenser cette distance. Or cette donnée provient des ERP de chaque entité, qui restent différents les uns des autres. Guénaël Agnès ne cache pas que le sujet reste un chantier en cours :
« Il y a des process qui existent, mais on n'est pas encore excellents sur ce sujet : on a de gros progrès à faire sur la qualité de notre base de données clients, parce qu'on est sur des ERP différents selon les entités, avec des niveaux de qualité assez disparates. On envoie parfois des relances qui n'arrivent nulle part. »
Pour y remédier, l'équipe recouvrement travaille avec les équipes locales de chaque entité, pour leur faire remonter les erreurs d'email, de téléphone ou de contact, et corriger l'ERP à la source. C'est aussi pour cette raison que la migration vers Sage 1000 est systématique pour toute nouvelle entité : elle garantit, à terme, un niveau de qualité de données identique pour l'ensemble du groupe.
Cette centralisation ne supprime pas les équipes locales : chaque entité garde son équipe pour les relations clients opérationnelles. Ce qui change, c'est le pilotage de la relance : cinq chargés de recouvrement en assurent désormais le suivi pour l'ensemble des entités, chacune avec sa propre configuration LeanPay.
En amont, l'équipe ADV contrôle chaque facture pour s'assurer qu'elle est conforme aux termes du contrat avant son envoi, ce qui évite les allers-retours avec le client et, par ricochet, l'allongement du DSO. En aval, le fait d'avoir des chargés de recouvrement dont c'est le métier à temps plein change profondément la pratique, comme le souligne Guénaël Agnès :
« On a professionnalisé le recouvrement sur l'ensemble des entités. »
L'équipe recouvrement a accès à l'outil sur l'ensemble des entités. S'y ajoutent, selon la taille de la structure, la direction générale et les commerciaux sur les plus grandes entités, ou seulement la direction générale sur les plus petites.
L'équipe recouvrement s'occupe du paramétrage : elle définit les scénarios de relance propres à chaque entité, et garde la visibilité sur les indicateurs par entité et consolidés.
Les commerciaux, eux, consultent l'encours d'un client avant un rendez-vous : si des factures précédentes restent impayées, ils ne proposent pas de nouvelle commande.
« L'objectif, c'est qu'ils puissent vérifier en amont qu'ils ne sont pas en train de vendre un nouveau produit à un client qui a déjà une ardoise conséquente chez nous. »
Les DG, de leur côté, disposent d'un accès direct à l'information sans avoir à aller chercher une balance âgée dans la comptabilité, via un tableau de bord qui leur est transmis chaque semaine avant leur réunion de suivi :
« Le fait d'avoir un tableau de bord qui centralise les éléments de façon très visuelle les aide dans le pilotage de leur activité. »
Après plusieurs années d'usage, les bénéfices de LeanPay chez TSS dépassent le seul DSO : ils touchent la façon dont chaque entité pilote ses relances, la visibilité dont disposent les équipes financières, et jusqu'aux habitudes de paiement des clients. Guénaël Agnès en détaille les principaux apports.
Sur la partie recouvrement, Guénaël Agnès l'affirme sans détour :
« L'outil nous a fait gagner en performance, c'est une certitude. »
Pour l'illustrer, il prend l'exemple de Salvia Développement, une de ses entités du secteur immobilier : depuis 2023, elle a gagné 9 jours de DSO, soit 700 000€ de trésorerie récupérée sur la période. Cette dynamique se prolonge par la généralisation du prélèvement automatique, quand le contexte le permet : ces clients payent immédiatement et n'ont pas besoin d'être relancés.
Autre bénéfice concret : chaque entité dispose de son propre scénario de relance, et certaines vont jusqu'à décliner plusieurs scénarios selon la typologie de leurs clients. Guénaël Agnès en donne un exemple : une entité qui s'adresse à la fois à des promoteurs immobiliers et à des bailleurs sociaux applique des scénarios différents pour chacun de ces profils.
Guénaël Agnès s'appuie aussi sur la possibilité, offerte par LeanPay, d'envoyer un reporting à la fréquence et aux destinataires de son choix. Il a ainsi construit un reporting mensuel pour chaque entité, incluant la balance âgée directement issue de l'outil, et transmis par mail à la direction générale de l'entité concernée. Un moyen, aussi, de démontrer la valeur de l'équipe recouvrement auprès de chaque direction générale :
« Il faut qu'on prouve à nos DG que l'équipe recouvrement est performante et qu'elle leur amène de l'argent. »
Une performance qui se mesure moins par l'activité que par le résultat, selon lui :
« Ce qui compte, ce n'est pas le nombre de relances envoyées, mais les montants réellement encaissés : c'est ça que l'outil nous permet de mesurer. »
Le déploiement touche aujourd'hui 17 des 22 entités du groupe. Guénaël Agnès aimerait voir les 5 entités restantes rejoindre les autres :
« Il reste encore quelques DG à convaincre que la mutualisation, ça a du bon et que ça rapporte de l'argent. »
LeanPay propose aux équipes financières un logiciel de recouvrement pour en finir avec les retards de paiement et encaisser 100% du chiffre d'affaires.
💚 LeanPay est conçu et développé avec passion à Lille.
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