Comment exploiter Exact Online pour votre recouvrement

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Pourquoi connecter Exact Online à un logiciel de recouvrement ?

Un grand livre clients à jour indique ce qui est dû. Il ne dit pas dans quel ordre traiter les retards, à quel moment reprendre contact ni ce que chaque client s'est engagé à faire. Ces arbitrages séparent une créance réglée à J+15 d'une créance qui glisse vers l'impayé.

Hors d'un outil dédié, l'information se fragmente : un tableur pour les priorités, la boîte mail pour les échanges, quelques notes pour les engagements pris par téléphone. Il suffit d'une absence ou d'un changement de poste pour interrompre le suivi d'un client.

Avec LeanPay, ces éléments sont rattachés à chaque client et à chaque facture : relances envoyées, réponses reçues, promesses de paiement, litiges en cours... Toute l'équipe travaille sur le même historique.

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Ce que l'intégration Exact Online x LeanPay change pour votre poste client

L’intégration Exact Online permet de synchroniser vos données clients dans LeanPay, afin que vous puissiez gérer votre poste client en temps réel.

Pilotez les indicateurs de votre poste client

Le reporting de recouvrement se calcule sur ces données synchronisées. DSO, balance âgée, encours client : vous lisez l'état de votre poste client sans reconstruire de tableau croisé chaque fin de mois.

Chaque indicateur peut ensuite être détaillé. La balance âgée se filtre par période, par statut ou par tranche de retard, tandis que l'encours se décompose par statut (échu, non échu, en litige, en contentieux…). Pour décider où agir en priorité, le top débiteurs fait ressortir les clients aux encours les plus élevés, et le top factures les factures échues aux montants les plus importants.

Ce suivi s'étend aussi aux mois à venir : le prévisionnel d'encaissement projette vos rentrées sur trois mois, à partir des délais de paiement réellement constatés chez chaque client et des promesses de paiement enregistrées.

Chaque utilisateur peut disposer de sa propre vue, limitée si besoin à son portefeuille de clients. L'ADV ou les commerciaux qui suivent eux-mêmes certains comptes accèdent ainsi directement aux informations qui les concernent.

Adaptez vos relances à chaque segment de clients

Chaque plan de relance s'appuie sur les échéances issues d'Exact Online. Vous fixez le nombre d'étapes, la fréquence, les canaux (mail, SMS, courrier ou appel) et le niveau d’automatisation des envois. Pour les étapes les plus engageantes, comme une mise en demeure ou une relance adressée à un compte stratégique, vous pouvez garder la validation manuelle.

Les propriétés clients que vous créez vous permettent de rattacher chaque client au scénario qui lui correspond. Pour démarrer, vous pouvez aussi confier à l'IA de LeanPay la construction d'un premier scénario à partir de vos consignes.

Plusieurs tâches annexes disparaissent au passage :

• le courrier simple ou recommandé part directement vers La Poste, sans impression ni mise sous pli, et les preuves de dépôt comme les accusés de réception rejoignent le dossier du client ;
• vos mails peuvent être expédiés depuis votre adresse Gmail ou Outlook, et les réponses de vos clients arrivent dans une boîte de réception unique ;
• les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement sont calculées selon le taux que vous fixez, et vous décidez client par client de les faire figurer ou non.

Faites régler vos factures Exact Online en ligne

Vos relances par mail et SMS intègrent un lien vers votre portail client, où votre client retrouve les factures synchronisées depuis Exact Online. Sur cet espace sécurisé, il peut régler directement par carte bancaire, e-virement ou prélèvement SEPA, une ou plusieurs factures à la fois, en totalité ou en partie. Dès que le paiement est effectué, vous en êtes notifié et la facture sort automatiquement de vos relances.

Ce même portail lui permet de contester une facture, d'annoncer une date de paiement ou de demander un échéancier. Par ailleurs, l'IA repère également les contestations formulées dans les réponses de vos clients et vous propose d'ouvrir le litige.

Vous classez chaque litige dans une catégorie que vous avez définie (commerciale, logistique, technique…) pour l'orienter vers la bonne équipe. La facture sort de son scénario de relance mais reste comptée dans l'encours calculé à partir de vos données Exact Online. Une fois le désaccord réglé, elle réintègre automatiquement le scénario.

Préparez vos dossiers contentieux sans repartir de zéro

Quand la phase amiable n'aboutit pas, vous placez la facture en contentieux en un clic. Elle n'est plus relancée, mais reste visible dans votre encours et votre balance âgée.

LeanPay assemble ensuite le dossier à transmettre en croisant les données issues d'Exact Online et l'historique de recouvrement : détail des créances, informations légales du client, factures, échanges et preuves des relances envoyées. Vous pouvez ensuite l’adresser à votre prestataire habituel ou à l'un de nos partenaires et suivre son avancement jusqu'à l'issue de la procédure.

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Comment fonctionne l'intégration entre Exact Online et LeanPay ?

La connexion entre Exact Online et LeanPay repose sur une simple autorisation d'accès, accordée depuis votre compte Exact. Sa mise en place relève du paramétrage : aucun développement technique n'est nécessaire.

Vous lancez la démarche depuis la rubrique “Intégrations” de LeanPay, vous vous identifiez sur Exact Online, puis vous validez les accès demandés. Vos données commencent à remonter dès cette validation.

Vos données Exact Online sont déjà prêtes à servir votre recouvrement. Découvrez lors d'une démo personnalisée comment elles peuvent vous aider à structurer votre recouvrement afin de réduire votre DSO !