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Vos équipes relancent déjà vos clients depuis Gmail ou Outlook, au quotidien, sans y penser. Ces messageries restent l'outil le plus naturel pour envoyer un mail de relance personnalisé.
Le problème apparaît une fois le mail parti. Chaque échange reste cloisonné dans la boîte de réception de son expéditeur, invisible pour le reste de l'équipe, déconnecté du dossier client et de son historique de paiement.
L'intégration entre LeanPay et les messageries Gmail et Outlook apporte une solution, en centralisant vos relances de recouvrement dans une seule interface, sans changer vos habitudes d'envoi.
Je trouve ce logiciel de recouvrement très fonctionnel, très bon suivi des relances à effectuer, tableau de bord clair et précis. Le service client est réactif.
Stéphanie H. - Chargée de recouvrement
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Pourquoi connecter votre messagerie professionnelle Gmail ou Outlook à un logiciel de recouvrement ?
Gmail et Outlook remplissent parfaitement leur rôle premier : envoyer, recevoir, organiser une correspondance. Pour une relance ponctuelle, c'est suffisant.
Ça se complique dès que le volume de créances augmente. En effet, une messagerie ne relie pas un email à une facture précise, ne distingue pas un client relancé une fois d'un client relancé cinq fois, et ne remonte aucune donnée dans un espace centralisé.
Le suivi des mails de relance dépend alors de la mémoire de chaque collaborateur plutôt que d'un historique consolidé. Un changement de gestionnaire de compte, une absence, un départ, et l'information se perd avec la personne qui la détenait.
Les avantages des intégrations Gmail et Outlook
Trois changements s'opèrent une fois l'intégration activée, sur la visibilité des échanges, le suivi par dossier et la manière dont vos relances sont envoyées.
Une centralisation automatique de tous les échanges
Chaque mail de relance envoyé depuis LeanPay reste visible dans votre messagerie Outlook ou Gmail. De plus, dès qu'un client répond, la conversation remonte automatiquement dans LeanPay, sans action de votre part.
Cette centralisation ne couvre pas seulement les relances planifiées : les messages ponctuels envoyés à un client (contact hors scénario, précision sur un dossier) sont eux aussi historisés et rattachés au bon fil. Vous n'avez plus à vérifier deux outils séparément pour savoir si un client a répondu.
Centralisez vos mails de relance avec l'intégration de Gmail et d'Outlook à LeanPay
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Des relances envoyées depuis votre propre adresse
Le mail part de votre adresse professionnelle, avec votre nom et votre domaine, ce qui renforce la délivrabilité et la confiance du client. Chaque message peut inclure un lien direct vers le portail client, permettant à votre débiteur de consulter et régler la facture concernée.
Vos clients continuent de répondre normalement, depuis leur propre messagerie. Vous consultez ces échanges et y répondez soit depuis LeanPay, soit depuis Gmail ou Outlook directement, la synchronisation étant automatique dans les deux sens. Le mail conserve ainsi sa place dans vos scénarios de relance, sans perdre en traçabilité ni en personnalisation.
Une traçabilité complète par dossier client
Les échanges avec vos clients apparaissent dans un onglet dédié, sous forme d'un fil de conversation complet. Chaque conversation reste rattachée à sa fiche client, avec l'encours et l'historique des relances visibles en parallèle.
Une notification signale toute nouvelle réponse et un filtre permet d'isoler les conversations non lues. Depuis le fil, une action rapide permet d'enregistrer un paiement ou une promesse de paiement sans quitter l'onglet. Toute l'équipe accède au même fil, y compris en cas de passation de dossier.
Ces échangés historisés se retrouvent à plusieurs endroits clés de LeanPay :
- Depuis la fiche facture : l'historique des relances liste chaque email envoyé, avec son statut (envoyé, ouvert) et son niveau de relance ;
- Sur la fiche client : l'historique global remonte aussi les messages reçus de vos clients, aux côtés des paiements et des litiges ;
- En cliquant sur un email : vous accédez à l'aperçu complet de la relance, avec le contenu du message et les réponses échangées.
Comment intégrer votre messagerie professionnelle Outlook ou Gmail à LeanPay ?
La connexion ne nécessite aucun développement ni compétence technique particulière. Elle se déroule en deux étapes :
- l'administrateur configure d'abord le compte de messagerie professionnelle pour l'entreprise ;
- chaque utilisateur connecte ensuite son propre compte.
Une fois la messagerie reliée à LeanPay, vous choisissez le niveau d'automatisation de vos envois, avec la possibilité de garder une validation manuelle selon la situation.
Découvrez comment LeanPay centralise le suivi de vos relances avec les intégrations Outlook et Gmail lors d'une démo personnalisée.
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