Tableau de bord recouvrement : Excel ou logiciel dédié ?

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Peut-on piloter un tableau de bord de recouvrement sous Excel ?

Excel vous permet de regrouper différentes informations liées aux créances clients et d’organiser un suivi relativement simple lorsque le volume de factures reste limité.

Utilisé avec méthode, un fichier Excel peut servir de base pour suivre certaines données du poste clients et faciliter le pilotage du recouvrement.

Tableau de bord recouvrement : pourquoi Excel reste largement utilisé

Facilement accessible et relativement flexible, Excel permet de construire rapidement un fichier de suivi adapté aux besoins de l’entreprise.

Vous pouvez par exemple l’utiliser pour :

• organiser vos données de recouvrement dans un tableau unique ;
• suivre l’évolution de certaines informations liées aux factures et aux paiements ;
• mettre en place un suivi simple des créances clients.

Dans ce contexte, cet outil constitue souvent une première étape pour mettre en place le suivi du recouvrement.

Tableau de bord recouvrement : les limites d’Excel

Si Excel peut constituer une première version de votre tableau de bord de recouvrement, certaines limites apparaissent rapidement dans la gestion quotidienne du recouvrement.

• une mise à jour manuelle des données, qui nécessite des imports et des vérifications régulières, avec un risque d’erreurs lors de la saisie ou de la consolidation des informations ;
• des données dispersées dans plusieurs fichiers, rendant la consolidation plus complexe ;
• une gestion des relances difficile, notamment lorsque plusieurs personnes interviennent dans le processus de recouvrement ;
• une collaboration limitée entre les équipes, avec des fichiers qui circulent par email ou sont modifiés par différents utilisateurs.

Ces contraintes peuvent rendre le pilotage de votre recouvrement plus complexe et limiter votre visibilité sur l’état de votre poste clients.

Dans ce contexte, vous pouvez envisager de vous appuyer sur un outil dédié afin de disposer d’une vision plus claire de votre poste clients et de mieux piloter vos actions de recouvrement.

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Tableau de bord recouvrement : un logiciel est-il plus adapté ?

Un logiciel de recouvrement permet de centraliser les données du poste clients et de structurer davantage le suivi des créances.

Contrairement à un tableau Excel, ces solutions permettent également d’automatiser certaines tâches et de faciliter le partage des informations entre les équipes.

Intégrer les données du poste clients dans un même outil

Un logiciel de recouvrement permet d’intégrer les différentes données liées à votre poste clients dans un même environnement.

Selon les solutions, vous pouvez notamment connecter votre logiciel comptable et/ou votre ERP afin de :

• synchroniser les factures émises ;
• récupérer les paiements enregistrés ;
• disposer de données actualisées pour suivre votre tableau de bord de recouvrement.

C’est notamment le cas avec LeanPay. Notre logiciel de recouvrement, qui permet de piloter et d’envoyer les relances clients, peut être synchronisé avec vos outils métiers (système comptable, ERP). Vos données sont alors synchronisées automatiquement dans l’outil. Vous pouvez ainsi suivre vos créances clients à partir d’informations actualisées, sans avoir à consolider manuellement plusieurs fichiers.

De plus, vous pouvez connecter votre assurance-crédit (Coface, Allianz Trade) et votre fournisseur d’informations financières (Altares, Creditsafe, Ellisphere, Infolegale) pour détecter les risques clients directement depuis notre logiciel.

Analyser les indicateurs de recouvrement en temps réel

Avec un outil dédié à la gestion du poste clients, les données liées à vos créances sont actualisées automatiquement sur le tableau de bord de recouvrement.

Vous pouvez notamment analyser :

• l’encours clients
• les retards de paiement ;
• l’évolution des indicateurs du poste clients ;
• le risque client.

Ces informations vous permettent d’identifier plus rapidement les situations à risque et de prioriser vos actions de recouvrement.

Avec LeanPay, ces indicateurs sont regroupés dans un reporting de recouvrement. Vous pouvez :

• analyser votre balance âgée mise à jour automatiquement ;

• suivre l’évolution de votre DSO global, mais également le DSO par client, pour mesurer l’efficacité de vos actions de relance ;

• visualiser la composition de votre encours client (créances échues, non échues, en litige…) ;

• consulter vos prévisions d’encaissements, calculées à partir des habitudes de paiement de vos clients des trois derniers mois.

• mesurer l’impact de vos relances sur vos encaissements, afin d’optimiser les stratégies mises en place.

Suivre les relances et les litiges

Au-delà du suivi des indicateurs, le pilotage du recouvrement repose aussi sur la capacité à suivre les actions engagées auprès des clients. Lorsque ces informations sont dispersées dans différents fichiers ou échanges d’emails, il peut devenir plus difficile d’avoir une vision claire de la situation.

Retrouver vos données dans un outil dédié vous permet d’améliorer le suivi de vos actions de recouvrement. Par exemple, vous pouvez :

• suivre les relances effectuées auprès de vos clients ;
• conserver un historique des échanges liés au recouvrement ;
• identifier les factures faisant l’objet d’un litige ;
• suivre l’évolution des dossiers en cours de traitement.

Avec LeanPay, l’ensemble des actions de relance et des litiges est centralisé dans l’outil. Vous pouvez consulter l’historique des relances effectuées, catégoriser les factures contestées et suivre l’avancement des litiges et dossiers contentieux directement dans le logiciel. Sur le tableau de bord de recouvrement, il est également possible de :

• visualiser les relances à effectuer et les montants associés ;

• identifier rapidement les factures échues nécessitant une action ;

• repérer les principaux débiteurs et les montants à relancer.

• analyser l’historique des relances envoyées et suivre leur évolution selon les différents niveaux de relance.

Ces éléments vous permettent de prioriser plus facilement vos actions et de suivre l’avancement de votre recouvrement.

Personnaliser le tableau de bord de recouvrement

Un logiciel dédié vous permet également d’adapter votre tableau de bord de recouvrement en fonction de vos besoins d’analyse. Plutôt que de consulter une vue unique, vous pouvez filtrer et explorer les données afin de mieux comprendre votre poste clients.

Selon les outils, il est possible de :

• afficher une vue consolidée de vos créances clients, pour visualiser l’encours global d’un groupe ou par entité dans un même tableau de bord ;
• filtrer les données selon différentes entités ou portefeuilles clients, pour analyser uniquement les créances d’une filiale, d’un gestionnaire de compte ou d’un segment de clients ;
• analyser les informations selon différents axes de lecture : par client, par plan de relance ou par niveau de retard par exemple ;
• adapter l’affichage du tableau de bord en fonction des besoins de vos équipes, afin que chaque utilisateur puisse consulter les indicateurs les plus pertinents pour son périmètre.

Avec LeanPay, vous pouvez personnaliser l’analyse de votre poste clients grâce à plusieurs filtres. Cela permet d’explorer les données selon :

• les caractéristiques des clients (client, gestionnaire de compte, plan de relance, propriétés spécifiques…) ;
• les propriétés des factures (type de facture, canal, segment ou autres critères configurés).

Cette personnalisation vous permet d’affiner votre analyse et d’identifier plus facilement les situations nécessitant une action.

Avec LeanPay, vous centralisez les informations liées à votre poste clients et pilotez votre tableau de bord de recouvrement à partir de données mises à jour en temps réel. Pour découvrir notre solution plus en détail, réservez votre démo personnalisée avec l’un de nos experts !