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Le courrier de relance, simple ou recommandé, reste une étape incontournable du recouvrement de créances. Cependant, la gestion de ce canal peut vite devenir chronophage si elle est faite manuellement.
L'intégration entre LeanPay et MySendingBox vise à faciliter l’utilisation de ce canal, en automatisant le déclenchement de vos courriers de relance et en centralisant leur suivi au même endroit que le reste de votre dossier client.
Je trouve ce logiciel de recouvrement très fonctionnel, très bon suivi des relances à effectuer, tableau de bord clair et précis. Le service client est réactif.
Stéphanie H. - Chargée de recouvrement
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Pourquoi intégrer MySendingBox à votre stratégie de recouvrement ?
Un courrier de relance géré manuellement présente plusieurs sources de frictions :
- rédaction et édition manuelles, sans lien avec le niveau de retard de la créance ;
- dépôt par La Poste, distinct du reste de vos actions de relance ;
- suivi (preuve de dépôt, accusé de réception) dispersé, en dehors de l’historique client.
Ces limites ont un coût direct : un courrier envoyé en retard, ou omis faute de suivi, retarde d'autant la suite du recouvrement, en particulier sur les dossiers avancés dans le process de relance.
MySendingBox, filiale du groupe CORUS (entreprise française spécialisée dans la gestion et l’envoi de documents sortants), digitalise et externalise la production de ces courriers. La solution couvre le courrier simple, le courrier recommandé avec ou sans accusé de réception, ainsi que la lettre recommandée électronique (LRE) qualifiée eIDAS.
Pour les envois papier, l'impression, la mise sous pli et l'affranchissement sont pris en charge de bout en bout, jusqu'à la remise à La Poste.
Reste que cette fiabilité technique ne résout pas, à elle seule, les contraintes listées plus haut : utilisé seul, MySendingBox ne connaît ni le niveau de retard de votre client ni les actions de relance déjà engagées. D’où l’intérêt d’utiliser un logiciel de recouvrement qui intègre cette solution, comme LeanPay.
Les atouts de l’intégration MySendingBox x LeanPay
L'intégration agit sur trois aspects : le déclenchement du courrier de relance, la traçabilité de son suivi et le choix du format d'envoi.
Un courrier de relance intégré à votre plan de relance
Avec LeanPay, vous pouvez définir des plans de relance selon vos propres critères (taille de l’entreprise cliente, niveau de risque, clients étrangers…). Vous choisissez les caractéristiques de votre relance selon le niveau de retard d’une créance : quel canal utiliser (SMS, mail, téléphone et courrier), à quel moment, selon quelle fréquence et quel type d’envoi (manuel ou automatique pour les SMS et mails).
Le courrier de relance s'intègre à ces scénarios au même titre que le mail, le SMS ou le téléphone. Une fois le seuil de retard configuré atteint, une tâche de relance courrier se crée pour la facture concernée, avec le document déjà préparé par MySendingBox. Vous gardez la main pour relire ou ajuster son contenu avant de confirmer l'envoi.
Le bon format au bon moment
Selon la durée du retard ou la sensibilité du dossier, vous pouvez opter pour le format d'envoi le plus adapté : courrier simple ou courrier recommandé (avec ou sans accusé de réception). Ce choix se fait directement dans la configuration de l'étape courrier de votre scénario de relance.
Certaines étapes du recouvrement imposent le format recommandé. C'est le cas de la mise en demeure, qui doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception pour être recevable devant un juge. C'est aussi le format à privilégier pour toute relance de fin de parcours amiable, avant transmission du dossier à votre partenaire contentieux.
Une traçabilité centralisée dans LeanPay
Depuis l'onglet “Relances effectuées”, vous retrouvez l'ensemble des courriers de relance envoyés via MySendingBox. Chaque envoi affiche un statut précis à chaque étape :
- en cours d'acheminement : “en cours d’envoi”, “déposé”, “envoyé”, “en transit”, “en attente de retrait” ;
- distribué avec succès : ”reçu” pour les envois simples, “reçu, accusé de réception disponible” pour les recommandés ;
- en échec : “échec de l’envoi”, “non remis car le destinataire n'habite pas à l’adresse indiquée ”, “retourné à l’expéditeur”, “annulé”.
Vous pouvez les télécharger, et pour les recommandés, accéder directement aux preuves de dépôt et aux accusés de réception. Ce suivi rejoint celui de vos autres canaux de relance, sans consultation séparée.
Cette centralisation prend tout son sens dès qu'un dossier se complique : en cas de litige, la preuve de dépôt ou l'accusé de réception permet d'appuyer votre position si un client conteste avoir reçu une relance. Et si le dossier avance vers le contentieux, la preuve d'envoi du courrier recommandé fait partie des pièces à réunir pour constituer un dossier solide. Dans les deux cas, ces preuves sont déjà disponibles dans LeanPay, sans recherche a posteriori dans une interface tierce ou dans vos archives postales.
Comment fonctionne l’intégration entre LeanPay et MySendingBox ?
La mise en place ne demande aucun développement particulier et se fait en trois étapes :
- configurez d'abord vos paramètres d'envoi (adresse d'expéditeur, logo, pied de page…) ;
- ajoutez ensuite une étape courrier à vos scénarios de relance, en personnalisant son contenu selon vos besoins ;
- validez vos premiers envois depuis votre to-do des relances.
Découvrez comment l'intégration MySendingBox x LeanPay automatise vos courriers de relance et centralise leur suivi lors d'une démo personnalisée.
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